Otrzymałem następująca wiadomość "Jestem Multiagentem, współpracuje także jako OFWCA w Alwisie i jestem z tego zadowolony. Byłem na szkoleniu Alwisa z RODO - najlepszym ze wszystkich, które musiałem obowiązkowo odbyć", ale nurtuje mnie pytanie: Jak ma się zachować Multiagent jako samoistny "Administrator Danych" i "Przetwarzający dane". To mi się jeszcze miesza. Uważam też, że większość OFWCA i agentów jest Administratorem Danych i nie zdaje sobie z tego sprawy."
To prawda, bo Multiagencja, ale także często OFWCA i Agent występują najczęściej - zgodnie z RODO - jako procesor (Przetwarzający dane) i jest to sytuacja typowa, ale także w określonych wypadkach występują oni jako Administrator Danych. Jeśli zatrudniają nawet jednego pracownika, prowadzą własne bazy klientów - nie w programach zakładów ubezpieczeniowych - to już spełniają wymogi bycia Administratorem.
W przypadku bycia procesorem wszelkie zgody i oświadczenia zbierane są w imieniu ubezpieczyciela, który określa ich treść w formularzach ubezpieczeniowych (wnioskach, polisach). Multiagent przetwarza dane Klientów na podstawie powierzenia przetwarzania danych w formie umowy. Multiagent w formie upoważnienia lub podobnej umowy przekazuje uprawnienie do przetwarzania danych swoim OFWCA. Występuje więc w formie Współadministratora Danych. Natomiast Multiagent - Administrator Danych musi sam zadbać o podstawy prawne do przetwarzania danych, czyli uzyskać odpowiednie zgody. To proste w stosunku do zatrudnionego pracownika.
Natomiast w stosunku do Klientów sytuacja ta przedstawia się następująco:
- Jeśli osoba jest już w naszej bazie, bo ma np. ubezpieczenie to możemy do takiego klienta zwracać się ze sprawami związanymi z tym ubezpieczeniem, z ofertą kontynuacji ubezpieczenia, a także jego rozszerzenia lub zmiany - czyli z ofertą. Robimy to na podstawie zgody, jakiej udzielił ubezpieczycielowi i która znajduje się w dokumentach ubezpieczenia. Zgodnie z RODO ma zgodę na przetwarzanie danych, musi jeszcze dopełnić obowiązku informacyjnego i wszystko jest w porządku, ale nowe przepisy o doradztwie ubezpieczeniowym (IDD) wymagają od nas, aby rozpoznać potrzeby Klienta i w oparciu o to przygotować najlepszą ofertę, nie koniecznie tego ZU, w którym miał on do tej pory ubezpieczenie. I co robić? W przypadku OFWCA Alwis & Secura należy zawsze na początku zapoznać klienta (nowego i przy kontynuacji) z "Klauzulą informacyjną" Alwisa. Jeśli klient nie zastrzega sobie, że np. nie życzy sobie, by przetwarzać jego dane to wykonujemy swoje czynności zgodnie z zasadami IDD. Po wybraniu już ubezpieczyciela i zawarciu umowy ubezpieczenia w dokumentach (na polisie) są już wymagane zgody. A dane z innych ZU, niespolisowane, usuwamy z bazy do 3 miesięcy. Przy ubezpieczeniach życiowych, gdzie mamy już do czynienia z danymi "wrażliwymi" musi być zgoda pisemna na przetwarzanie danych. Uwaga: dotyczy to tylko OFWCA Alwis&Secura i naszych ofert, zupełnie odmiennie jest, jeśli Multiagent (jego OFWCA) oferują ubezpieczenia innego ZU jako samodzielny agent lub jako OFWCA z innej multiagencji. Bardzo ważne; będąc Administratorem Danych należy, zgodnie z RODO obowiązkowo prowadzić "Rejestr przetwarzania danych".
- Jeśli OFWCA chce tworzyć swoją bazę klientów dla celów marketingowych, to musi zbierać zgody na przetwarzanie ich danych osobowych. W materiałach dla OFWCA zamieściliśmy wzór takiej Klauzuli. Ale wymaga to spełnienia kilku dodatkowych wymagań. Dlatego jako Alwis&Secura nie zalecamy tworzenia marketingowych baz danych pod szyldem Alwisa. Jeśli OFWCA tworząca swoją bazę marketingową współpracuje tylko z Alwis&Secura to przy tworzeniu własnej bazy proszę kontaktować się z Zarządem Alwisa za pośrednictwem Dyrektora Oddziału lub Przedstawicielstwa. Jeśli OFWCA współpracuje poza Alwisem, chociażby z jednym ZU lub multiagentem to buduje taką bazę "na własny rachunek i odpowiedzialność".
