"Incydent RODO" - tym określeniem umownie określamy każdy przypadek naruszenia ochrony danych osobowych. Każdy podmiot przetwarzający dane - zgodnie z RODO - ma obowiązek zabezpieczać dane osobowe przed utratą, niekontrolowanym wyciekiem itd. A każdy przypadek naruszenia danych osobowych to "incydent RODO". Każdy podmiot przetwarzający dane osobowe ma obowiązek wdrożyć własny system działania na powstanie takiego wypadku. Alwis&Secura posiada taki system i powinny go znać wszystkie osoby, OFWCA i pracownicy przetwarzające dane osobowe. Polega on na:

• Obowiązku zgłaszania natychmiast do Alwis&Secura każdego przypadku naruszenia zasad ochrony danych osobowych. Ma to być zgłoszenie natychmiastowe po stwierdzeniu naruszenia, nie później niż do 12 godzin.
• To zgłoszenie przesyłane jest na specjalnym druku na adres: bezp.rodo@alwis.pl.
• W Alwis&Secura każdy przypadek jest rozpatrywany zgodnie z obowiązującą procedurą oraz powiadamiany jest Administrator Danych, czyli zakład ubezpieczeń, którego naruszenie danych dotyczy.
• W ciągu 72 godzin zakład ubezpieczeń lub Alwis&Secura ma obowiązek każdy taki przypadek zgłosić do organu nadzoru, czyli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Z tego względu konieczne jest ścisłe przestrzeganie procedur oraz w sumie bardzo krótkich terminów.
• Nie zgłoszenie w czasie " incydentu naruszenia zasad ochrony danych osobowych" pociąga za sobą zawsze ujemne skutki dla osoby nieprzestrzegającej zasad. Mogą to być skutki: administracyjne, cywilno prawne, a nawet karne.

Przykłady naruszenia ochrony danych osobowych:

• Utrata, zagubienie, kradzież, dokumentów papierowych lub elektronicznych nośników z danymi osobowymi (np. pendrive'a, płytek CD, dysków zewnętrznych).
• Udostępnienie , nawet przypadkowe danych osobowych osobom nieupoważnionym, a także niedyskrecja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.
• Wysłanie e-maila lub listu z danymi osobowymi do niewłaściwego adresata.
• Celowe lub przypadkowe uszkodzenie, zniszczenie, usunięcie lub modyfikacja danych osobowych.
• Jakikolwiek wyciek danych, niekontrolowane przetwarzanie i wypływ danych.
• Włamania do komputerów, systemów elektronicznych, sieci przesyłowych danych osobowych oraz tylko takie próby

Wymienione przypadki nie wyczerpują katalogu naruszeń danych osobowych. To tylko przykłady. Każdy przypadek lub nawet próba naruszenia danych osobowych jest "incydentem RODO" i podlega zgłoszeniu.