Każdy z nas spotkał się z sytuacją szczególną, kiedy w okresie pandemii zmarli jego znajomi, bliscy. Dotyczy to także agentów - kilku moich znajomych z kraju - także współpracowników Alwis&Secura. Pisałem już o szczególnej sytuacji, jaka powstaje po śmierci agenta prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą. Praktycznie z dniem śmierci agenta przestaje funkcjonować cała agencja. Tracą moc zawarte wszystkie umowy, udzielone przez ZU pełnomocnictwa lub upoważnienia multiagenta do wykonywania czynności agencyjnych. Nie wolno zawierać nowych ubezpieczeń, bo z mocy prawa są nieważne.
Jak się zabezpieczyć przed zatrzymaniem działania agencji ?
Tym bardziej, że w większości agenci prowadzą swoją działalność właśnie w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, rejestrowanej w CEIDG. Ponawiam swój apel, aby każdy agent/OFWCA, który myśli poważnie o swojej działalności w kategoriach długofalowych zastanowił się nad - bardzo delikatną kwestią... Co się stanie z jego firmą (agencją) po ewentualnej jego śmierci? Trzeba się zabezpieczyć, aby ułatwić przyszłym spadkobiercom płynne, dalsze prowadzenie agencji do czasu załatwienia spraw spadkowych. W tym celu należy wcześniej ustanowić zarządcę sukcesyjnego.
Ustanowienie i zarejestrowanie zarządcy sukcesyjnego za życia właściciela firmy pozwala uniknąć wielu trudnych problemów i na pewno niepotrzebnych kosztów. Zapewnia natomiast zachowanie płynności działania związanej między innymi z: dostępem i korzystaniem z kont bankowych, otrzymywaniem prowizji, wypłatą wynagrodzeń pracownikom, rozliczeniem się z ZUS i urzędem skarbowym oraz korzystaniem z NIP firmy. Co ważne ustanowienie zarządcy sukcesyjnego nic nie zmienia w okresie życia przedsiębiorcy, działa tylko po jego śmierci. Na zarządcę sukcesyjnego można powołać dowolną osobę: żonę, innego członka rodziny, osobę postronną lub pracownika agencji. O warunkach powołania zarządcy napisze poniżej.
Jeśli nie powoła się takiego zarządcy za życia, to po śmierci przedsiębiorcy można go ustanowić notarialnie - w okresie do dwóch miesięcy - i wiąże się to z koniecznością spełnienia wielu dodatkowych formalności oraz poniesienia kosztów aktu notarialnego i związanych z tym opłat. Należy także pamiętać, że do dnia ustanowienia zarządcy sukcesyjnego w drodze aktu notarialnego, agencja prawnie nie działa.-
Ze względów opisanych powyżej w każdej agencji - każdej innej działalności gospodarczej prowadzonej jednoosobowo - konieczne jest powołanie zarządcy sukcesyjnego, które zapewni kontynuację zarządzania firma po śmierci właściciela. I nie ma to żadnego związku z prawem do spadku, bo właścicielami firmy są zawsze spadkobiercy ustawowi lub testamentowi. Zarządca sukcesyjny nie posiada żadnej zdolności prawnej na gruncie prawa cywilnego (także rodzinnego i spadkowego) i tylko zarządza masą spadkową firmy.
Zarządca sukcesyjny tylko zarządza, zapewnia kontynuacje jej działania jako "przedsiębiorstwa w spadku". Zarząd ten obejmuję wszystkie aspekty działania firmy i cały jej majątek. Od chwili ustanowienia zarządcy (śmierci właściciela) lub ustanowienia notarialnego, w sprawach związanych z prowadzeniem tej firmy zarządca sukcesyjny posługuje się dotychczasową firmą (nazwą) przedsiębiorcy z dodaniem oznaczenia "w spadku" Np. "Agencja Ubezpieczeniowa "Solvac" - Jan ŻUK "w spadku". Zarządca podpisuje się natomiast własnymi danymi - Aniela Żuk - Zarządca Sukcesyjny.
Warunki powołania Zarządcy Sukcesyjnego
Zarządcę sukcesyjnego może powołać każdy przedsiębiorca wpisany do CEDIG i jest to podstawowy warunek. Zarządcą może być osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, nieposiadająca zakazu prowadzenia działalności gospodarczej. Powołać można tylko jednego zarządcę dla jednej firmy, w tym samym czasie. Warunkiem skuteczności powołania zarządcy jest jego wpis do bazy CEDIG. Wniosek o ustanowienie zarządcy sukcesyjnego i wpis do rejestru można złożyć elektronicznie (on-line CEDIG) lub w wersji papierowej złożyć w urzędzie gminy. I zgłoszenie takiego wniosku jest bezpłatne.
Do ustanowienia zarządu sukcesyjnego jest wymagane:
- Powołanie zarządcy sukcesyjnego, pisemnie, ze stwierdzeniem, że powołuje na zarządcę określoną osobę (z nazwiska i imienia) i że może ona stać się zarządcą sukcesyjnym z chwilą jego śmierci. Na stronie CEDIG jest zamieszczony wzór takiego oświadczenia.
- Wyrażenie - także na piśmie - zgody osoby powołanej na zarządcę sukcesyjnego na pełnienie tej funkcji.
- Dokonanie wpisu do CEDIG.
- Należy także wspomnieć, że wskazanie zarządcy sukcesyjnego w testamencie - co robią niektórzy - prawnie nie będzie skuteczne. Może, ale nie musi stanowić tylko wskazówkę dla spadkobierców wyrażającą wolę spadkodawcy. Zarządcę sukcesyjnego można powołać na okres 2 lat od dnia śmierci przedsiębiorcy, a w wyjątkowych przypadkach za zgodą sądu do pięciu lat. Okresy te są wystarczające do załatwienia wszystkich spraw spadkowych i podjęcia decyzji dotyczących firmy, jej istnienia pod nowym kierownictwem, sprzedaży lub likwidacji.
To tylko najważniejsze zagadnienia związane z ustanowieniem zarządcy sukcesyjnego. Istnieje wiele innych ważnych problemów (sprawy podatkowe, licencji, uprawnień agencyjnych itd.).
Do napisania tego materiału skłoniła mnie faktyczna potrzeba czasu. Zdarzenia śmierci właścicieli agencji ubezpieczeniowych nie są wcale takie rzadkie i jak się okazuje większość agentów/OFWCA nie wie nic o możliwości powołania zarządcy sukcesyjnego dla zapewnienia ciągłości działania agencji. Do niedawna - do 2018 roku - nie było żadnej możliwości na prowadzenie firmy przez następców prawnych zmarłego przedsiębiorcy. Śmierć właściciela firmy prowadzonej jednoosobowo oznaczała faktycznie niemożność zachowania ciągłości działania firmy. Dopiero ustawa z 5 lipca 2018 roku o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej wprowadziła instytucję tymczasowego zarządzania przedsiębiorstwem po śmierci właściciela firmy, który we własnym imieniu wykonywał działalność gospodarczą na podstawie wpisu do CEDIG. Po okresie vacatio legis - od 25 listopada 2018 roku - powołany za życia zarządca sukcesyjny może prowadzić sprawy firmy do czasu załatwienia wszystkich formalności spadkowych. Zarządcę sukcesyjnego można wprowadzić także dla zawieszonej działalności gospodarczej.
Reasumując: zachęcam wszystkich prowadzących jednoosobowe firmy do ustanowienia u siebie zarządcy sukcesyjnego. Jak mówi przysłowie "Nie znasz dnia ani godziny..."
dr Stanisław Kuta
Doradca Zarządu
Alwis&Secura
