Czy prowadzenie dokumentacji dotyczącej IDD jest obowiązkowe i konieczne? To zajmuje czas, którego najbardziej mi brak w prowadzonym biurze ubezpieczeń (rzeszowskie). W ustawie o dystrybucji ubezpieczeń brak jakichkolwiek zapisów o prowadzeniu dokumentacji np. z rozpoznania potrzeb klienta. Bo ustawa określa cele i zadania do wykonania przez wszystkich dystrybutorów ubezpieczeń. Ustawa nie podaje żądnych narzędzi - nie podpowiada, jak należy to wykonać praktycznie u każdego dystrybutora. Zmiany, które przyniosła ta ustawa, niosą ze sobą określone ryzyka prawne, które nie są w niej bezpośrednio wymienione, ale wynikają z interpretacji całej ustawy. Oczywiście gromadzenie nadmiernych „kwitów” jest dalekie od ducha zmian ustawy, ale pewne dokumenty po prostu trzeba mieć, inne dystrybutor musi posiadać. Na całość trzeba patrzeć w szerokim kontekście praktycznym i prawnym każdego zaproponowanego, przyjętego rozwiązania. Bardziej praktycznie o dwóch problemach. Ustawa nakłada szerokie obowiązki informacyjne na dystrybutora ubezpieczeń, które każdy musi spełnić obowiązkowo przy pierwszym kontakcie z klientem. Są one szczegółowo określone w artykule 22 i następnych ustawy. Praktycznie trudno będzie dystrybutorowi wszystko, co jest wymagane zapamiętać i rzeczowo, w sposób jasny i zrozumiały przekazać klientowi. Stąd przygotowaliśmy tekst takiej informacji - do przekazania klientowi - którą wydrukowaliśmy w ładnej szacie graficznej. Nasza OFWCA musi go tylko uzupełnić w 4 miejscach, podpisać i gotową wraz z kopiami upoważnień Zarządu Alwis&Secura do wykonywania czynności agencyjnych okazywać klientom. Zalecamy, aby wszystkie dokumenty (informacja + kopie upoważnień) przechowywać w jednej teczce „Teczka Informacyjna OFWCA (TIO)”. Taka teczka musi znajdować się w każdym biurze - najlepiej na każdym stanowisku pracy - a OFWCA bez biur powinny ją zawsze posiadać i okazywać przy czynnościach ubezpieczeniowych u klienta. Ta informacja jest obowiązkowa. Rozpoznanie potrzeb klienta i na tej podstawie zaproponowanie mu ubezpieczenia jest podstawowym obowiązkiem każdego dystrybutora. I praktycznie nie ma tu żadnych innych wymagań dokumentacyjnych. Natomiast dystrybutor ponosi teraz pełną odpowiedzialność prawną za to, co klientowi zaproponował lub nie zaproponował. Klient w przypadku poniesienia szkody lub uszczerbku może dochodzić roszczeń: składać reklamacje, skarżyć się lub wnosić bezpośredni pozew do sądu powszechnego w stosunku do dystrybutora. To jest ta nowość, bo dystrybutor jest teraz podmiotem rynku finansowego ze wszystkimi konsekwencjami z tego wynikającymi. I aby - w razie wystąpienia takiej sytuacji - dystrybutor (OFWCA) mógł skutecznie się obronić musi mieć dowody, silniejsze niż tylko ze słownego wyjaśnienia. Takim dowodem jest zawsze dokument podpisany czytelnie (z datą) przez klienta. Stąd nasza propozycja, aby ustalenia z rozpoznania potrzeb klienta dokumentować w „Agencyjnym Arkuszu Rozpoznania Potrzeb Klienta”, który podpisuje klient. To praktycznie to samo co wykonujecie teraz, notując dane na luźnych kartkach lub w notesach, tylko teraz wykonywane w odpowiednim arkuszu i rozszerzone o gross selling. W arkuszu - podczas rozmowy - wpisujecie dane, zakreślacie wybory, wykreślacie to, czego klient nie chce, ustalacie wysokości np. wartości sum ubezpieczenia lub gwarancyjnych, wybrane lub niewybrane klauzule przez klienta itd. To jest Wasz dowód na to, co Wy proponowaliście klientowi i co klient wybrał, czego nie wybrał, z czego zrezygnował! Dlatego dla celów dowodowych, własnego bezpieczeństwa trzeba posiadać dokument podpisany czytelnie przez klienta. To realne zabezpieczenie, wynikające z interpretacji ustawy o dystrybucji ubezpieczeń. Dlatego stawiamy taki wymóg każdej OFWCA: musisz posiadać podpisany przez klienta dokument, potwierdzający jak rozpoznałeś jego potrzeby: co proponowałeś, co klient wybrał i bardzo ważne czego nie wybrał, z czego co proponowałeś nie wybrał. Pamiętajcie także że każdy arkusz to podpowiedź dla Was w zakresie ryzyk, wyłączeń, klauzul, które obowiązkowo należy zaproponować przy określonym ubezpieczeniu i udokumentować. Ubezpieczenia są różne stąd macie arkusze dostosowane do ich specyfiki (domy i mieszkania, komunikacyjne ,turystyczne, zdrowotne, na życie, rolne i uniwersalny). Potraktujcie to rozpoznanie potrzeb - dobrze przeprowadzone - jako element wsparcia własnej sprzedaży, a raczej już dystrybucji ubezpieczeń. To może być duże wsparcie dla Was, jako stabilizacja, ale także rozwój bazy, wielkości przypisu itd. Wtedy czas przeznaczony na rozpoznanie potrzeb klienta nie będzie"stracony" ale będzie źródłem Waszego dalszego rozwoju. Zapamiętać: dokument z rozpoznania potrzeb klienta - u nas w formie arkusza - jest także obowiązkowy. Dokument podpisany przez klienta to twoje bezpieczeństwo w działaniu jako dystrybutora ubezpieczeń. Wszystkie szczegóły macie w dokumentach - procedurach - które otrzymaliście z Alwis&Secura w trakcie przygotowań do wdrożenia IDD.