Otrzymuję wiele zapytań - szczególnie od osób rozpoczynających działalność agencyjną - o najlepszą formę prowadzenia działalności w zakresie dystrybucji ubezpieczeń.
Przepisy prawa, określają, w jakiej formie organizacyjno-prawnej można prowadzić określoną działalność gospodarczą np. prawniczą, leczniczą, dystrybucji ubezpieczeń itd. Przed rozpoczęciem takiej działalności bądź w trakcie jej trwania należy wybrać określoną jej formę zgodnie z prawem, ale także rodzajem prowadzonej działalności, jej wielkością i innymi realnymi sytuacjami. Obserwuję, że często agenci nie posiadają wystarczającej wiedzy o tych problemach i nie podejmują wcześniej odpowiednich zmian w swoim usytuowaniu prawnym. A to pociąga za sobą określone skutki prawne, które objawiają się, jeśli zajdą określone zdarzenia, najczęściej niekorzystne. W zależności od wybranej formy w trakcie funkcjonowania firmy może także zaistnieć potrzeba jej zmiany na bardziej korzystną.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, dystrybucja ubezpieczeń może być prowadzona w formie:
- Jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG), w tym w postaci spółki cywilnej.
- Umów cywilno prawnych np. umowy zlecenia, ale tylko jako OFWCA w multiagencji.
- Nierejestrowanej dzialalności gospodarczej, także tylko dla OFWCA.
- Spółek prawa handlowego (głównie dla większych podmiotów), czyli w formie: spółki jawnej, spółki partnerskiej, spółki komandytowej, spółki komandytowo-akcyjnej, spółki z ograniczoną działalnością oraz spółki akcyjnej.
Według mojej wiedzy większość agentów i Osób Fizycznych Wykonujących Czynności Agencyjne (OWCA) prowadzi działalność w zakresie dystrybucji ubezpieczeń w formie; jednoosobowej działalności gospodarczej lub – rzadziej – spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Analiza sytuacji pokazuje, że JDG jest najpopularniejszą formą prowadzenia agencyjnej działalności gospodarczej. Z biegiem czasu i rozwoju agencji wzrasta zainteresowanie innymi możliwymi do stosowania rodzajami struktur. Nie cieszą się większym zainteresowaniem inne ich rodzaje np. spółki komandytowe, czy spółki jawne. Na początku prowadzenia działalności, OWCA mogą prowadzić ją w formie nierejestrowanej działalności lub w innej formie cywilnoprawnej, w szczególności przy małej wielkości tej działalności. Wobec możliwości wyboru różnych form prowadzenia działalności w zakresie dystrybucji ubezpieczeń, trzeba zawsze zadać sobie pytanie: która z tych form będzie najbezpieczniejsza i optymalna dla prowadzenia dystrybucji ubezpieczeń? Postaram się krótko przedstawić te formy, ze szczególnym zwróceniem uwagi na jednoosobową działalność gospodarczą oraz w formie spółki cywilnej.
Jednoosobowa działalność gospodarcza
Jednoosobowa działalność gospodarcza jest najpowszechniejszą formą prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie dystrybucji ubezpieczeń, czyli działalności agencyjnej w Polsce, zresztą, podobnie jak w innych dziedzinach. Jest to najprostsza forma założenia działalności, ale zarazem najbardziej niebezpieczna forma prowadzenia działalności gospodarczej. Najważniejsze wady JDG ukazują się niestety nagle, nieoczekiwanie, często w trudnej sytuacji, kiedy niewiele lub prawie nic nie można już praktycznie zrobić. Takie zjawiska jak: choroba, wypadek, błędne inwestycje, błędy pracowników lub inne nagle problemy finansowe firmy, dotykają całą rodzinę, której majątek i spokój są zagrożone.
Prowadzenie działalności agencyjnej – zgodnie z ustawą o dystrybucji ubezpieczeń – wymaga bycia przedsiębiorcą w jednej z form wymienionych powyżej. Agent nie może prowadzić swojej działalności w formach cywilnoprawnych. Przy JDG agent jest zarazem OWCA i musi uzyskać uprawnienia do wykonywania czynności agencyjnych. Może zatrudniać także pracowników lub współpracować z członkami rodziny zgodnie z obowiązującymi przepisami (głównie finansowo-podatkowymi) w tym zakresie. Agent działa wyłącznie w oparciu o umowę agencyjną zawartą z zakładem ubezpieczeniowym i otrzymane pełnomocnictwo. Wszystkie inne osoby zawierające ubezpieczenia – szerzej wykonujące czynności agencyjne zgodnie z ustawą – muszą posiadać uprawnienia i rejestrację w KNF oraz upoważnienie agenta. Jeśli agent jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, to czynności agencyjne wykonują tylko OWCA, a połowa członków zarządu spółki musi posiadać także uprawnienia i rejestrację w KNF. Należy pamiętać, że ubezpieczenie zawarte przez osobę nie posiadającą uprawnień OWCA – w razie ujawnienia i udowodnienia – jest z mocy prawa nieważne. A to może pociągać ogromne skutki finansowe, np. w razie odmowy wypłaty odszkodowania. Wtedy odpowiada agent na zasadach zawartych w Kodeksie cywilnym.
Kolejne ważne problemy związane z JDG to:
- Utrudnione możliwości dziedziczenia takiego biznesu, co jest dziś częstym przypadkiem. – Firma – Agencja – nie podlega dziedziczeniu, podobnie jak NIP jej właściciela, otrzymane zezwolenia, zawarte umowy z zakładami ubezpieczeniowymi itd. Z dniem śmierci właściciela Agencji nie wolno wystawić żadnej polisy ubezpieczeniowej, bo będzie ona nieważna. Zatrudnieni pracownicy w agencji tracą uprawnienia, bo z mocy prawa tracą ważność wydane im upoważnienia. Każdy następca prawny Agencji, musi poświęcić wiele czasu i czasem pieniędzy na wywiązanie się ze wszystkich obowiązków prawnych niezbędnych do przejęcia składników Agencji (przedsiębiorstwa), zbudowania firmy prawnie od nowa i dalszego jej prowadzenia na podstawie nowych danych właściciela. Może to spowodować konieczność przerwania działalności Agencji na jakiś czas – czasem – nawet kilka miesięcy oraz renegocjowania i zawierania umów z ZU, zdobywania wymaganych uprawnień dla siebie i OWCA. To może wiązać się nawet z utratą stałych klientów. Chyba że właściciel (agent) ustanowił sukcesję (zarządcę sukcesyjnego) wtedy wszystkie te problemy nie będą mieć miejsca. Namawialiśmy nasze OWCA do ustanowienia sukcesji, pisaliśmy o tym, niestety wielu tego nie zrobiło.
- Utrudnienia w sprzedaży lub przekazaniu Agencji, co jest także coraz częstszym przypadkiem. Prawnie możliwe jest zbycie przedsiębiorstwa, jednak nie zapewnia ono pełnej sukcesji praw i obowiązków tej Agencji. Nabywca będzie musiał postarać się o własny NIP, rejestrację JDG lub rozszerzenie jej działalności oraz o zgody zakładów ubezpieczeniowych na przedłużenie umów bądź zawarcie nowych. Co więcej, odpowiedzialność za zobowiązania powstałe przed transakcją zbycia (niezapłacone podatki, składki ubezpieczeniowe, czy wynagrodzenia pracowników) będzie nadal obciążać zbywającego, czyli starego właściciela. W tej formie (JDG) firma jest połączona z konkretną osobą fizyczną, która ją prowadzi. Wszystkie zezwolenia, umowy, zgody, rejestrację są do niej przywiązane i nie są przenoszone – zgodnie z Kodeksem cywilnym na następców prawnych (spadkobierców) lub nabywających na podstawie innych tytułów (użyczenie, darowanie, kupno, przekazanie itd.). Istnieją jednak prawne formy przekazania obsługi portfela agenta innemu podmiotowi.
- Osobista odpowiedzialność właściciela Agencji całym posiadanym majątkiem prywatnym. Przedsiębiorca - właściciel Agencji - odpowiada zarówno majątkiem wypracowanym przez Agencję, jak i całym majątkiem prywatnym. Ewentualnej egzekucji mogą podlegać także rzeczy przyjęte w spadku czy przez darowiznę, a jeżeli przedsiębiorca jest w związku małżeńskim, także składniki majątku wspólnego.
- Trudności w ustalaniu przepływu środków pieniężnych – co jak obserwuję od wielu lat, jest dość częstą przyczyną finansowych tarapatów agentów. W praktyce zdarza się, że właściciele agencji (JDG) wykorzystują jeden rachunek bankowy do rozliczeń agencji i do spraw prywatnych albo dokonują w dowolny sposób przelewów pomiędzy tymi rachunkami. Trudno wówczas zorientować się w dokładnych wielkościach osiąganych dochodów i ponoszonych kosztów, co utrudnia zarządzanie kosztami prowadzenia działalności i analizę zyskowności tego biznesu. Często z takiego wspólnego konta korzystają współmałżonkowie, co praktycznie pogłębia tę patologię. Zwłaszcza jeśli na takim (jednym) koncie są także lokowane zainkasowane składki. Zawsze środki finansowe muszą być rozdzielone na firmowe (agencyjne) i prywatne.
- Konieczność regulowania wszystkich świadczeń i opłat publiczno prawnych, często niezależnych od osiąganych dochodów i wielkości prowadzonego biznesu. Na przykład obowiązkowe składki ZUS (właściciela, współpracowników rodzinnych, pracowników) na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i inne.
- Nadmierna ostrożność przy podejmowaniu decyzji inwestycyjnych, często koniecznych dla rozwoju biznesu np. kupna lub budowania lokali na biura, wdrażania nowoczesnych technik i systemów informatycznych itd. Praktyka potwierdza, że sukcesywny i dynamiczny rozwój biznesu jest często uzależniony od zdolności (nie tylko możliwości np. finansowych) do podejmowania odważnych decyzji inwestycyjnych. W sytuacji, gdy właściciel JDG naraża cały dorobek swojego życia, jego skłonność do ryzyka jest mniejsza niż w przypadku innej struktury, która zapewnia komfort i bezpieczeństwo działania. W takim przypadku Agencja może stracić dużą szansę na swój dynamiczny rozwój.
Prowadzenie działalności przez OFWCA
Każda OFWCA jest współpracownikiem multiagenta i wykonując swoją działalność w oparciu o upoważnienie multiagenta i nie musi być przedsiębiorcą (JDG).Może prowadzić swoją działalność w formie:
- Jednoosobowej działalności gospodarczej jako przedsiębiorca i w zasadzie ta forma dominuje w praktyce.
- Nie rejestrowanej działalności gospodarczej zgodnie z art. 5. ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 roku Prawo Przedsiębiorców (Dz. U. z 2024r. poz 236 i 1222). Ta forma jest mało znana i praktycznie stosowana. A może dotyczyć wielu OFWCA zwłaszcza tych mniejszych. Warunkiem jest otrzymywanie przychodu: do 3 225 złotych miesięcznie, (czyli 75% minimalnego wynagrodzenia, od 1 lipca 2024r.). Nie trzeba się rejestrować w CEDIG, opłacać składek ZUS, ubezpieczenia zdrowotnego a podatek rozlicza się po zakończeniu roku w końcowym rozliczeniu. To bardzo dobra forma prowadzenia małej działalności gospodarczej OFWCA.
- Umowy cywilno prawnej czyli umowy zlecenia.
- Spółki z o.o. . Mamy z nią doczynienia wtedy kiedy inny podmiot np. salon samochodowy, komis, warsztat naprawczy obok podstawowej swojej działalności prowadzi także ubezpieczenia. OFWCĄ jest spółka, ale czynności agencyjne wykonują osoby posiadające uprawnienia i rejestrację w RAU. Połowa zarządu tej spółki musi także posiadać uprawnienia co najmniej w jednym ZU.
Spółka cywilna w działalności agencyjnej
Osoby fizyczne mogą prowadzić także działalność agencyjną w formie spółki cywilnej. Ale już na wstępie należy wyjaśnić, czym jest spółka cywilna. Wbrew nazwie i powszechnemu mniemaniu struktura spółki cywilnej nie jest spółką. Spółka cywilna nie jest odrębnym podmiotem prawa, a jedynie umową pomiędzy wspólnikami. Najważniejszym elementem spółki cywilnej są wspólnicy i ich wspólny interes, który ta spółka realizuje. Istota tej spółki ujawnia się przede wszystkich w fakcie, że spółka cywilna nie posiada podmiotowości prawnej i opiera się na podmiotowości każdego ze wspólników, który jest odrębnym przedsiębiorcą. Spółka cywilna nie posiada osobowości prawnej, nie posiada również zdolności do czynności prawnych i więc jej funkcjonowanie oparte jest na jej wspólnikach. Jeśli spółka cywilna nie jest spółką, nie posiada osobowości prawnej to nie chroni także wspólników. Dlatego:
- Stronami wszelkich stosunków prawnych są wspólnicy a nie spółka. Czyli wszystkie umowy - np. z zakładami ubezpieczeń - zawierają wszyscy wspólnicy.
- Podmiotami praw i obowiązków są także wszyscy wspólnicy, a nie sama spółka.
- Stroną w postępowaniach administracyjnych, sądowych itd. są poszczególni, wszyscy wspólnicy.
- Majątek spółki jest majątkiem wspólnym wszystkich wspólników, a odpowiedzialność za zobowiązania ponoszą solidarnie wszyscy wspólnicy.
Taka spółka jest bardzo łatwa do założenia, ale najtrudniejsza do prowadzenia. Powołana spółka cywilna nie jest podmiotem prawa, a więc nie jest przedsiębiorcą. Status przedsiębiorcy posiadają, natomiast wspólnicy. To trochu takie dziwne. Bo każdy wspólnik będzie prowadził działalność w ramach spółki nie we własnym imieniu, ale w imieniu wszystkich wspólników. Spółka cywilna pomimo braku osobowości prawnej posiada własny NIP i jest podatnikiem VAT. Nie jest ona, natomiast podatnikiem podatku dochodowego (PIT), bowiem są nimi wspólnicy. Taka spółka ma wiele wad – wymienionych powyżej przy JDG – ale dodatkowo jeszcze te wynikające z konieczności uzgadniania wszystkich decyzji i wspólnej odpowiedzialności także swoim, prywatnym majątkiem wspólników.
Inne formy
Bardziej bezpieczniejsza dla przedsiębiorcy niż JDG i spółka cywilna jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. O jej popularności decyduje wskazana już w nazwie „ograniczona odpowiedzialność”, a więc fakt, że za zobowiązania wobec wierzycieli nie odpowiadają jej udziałowcy ( para wspólnicy), ale sama spółka – całym swoim majątkiem. Ale i to rozwiązanie nie jest pozbawione wad, głównie ze względu na aspekty podatkowe, duży formalizm przy założeniu (akt notarialny, kapitał założycielski) i jej prowadzeniu: pełna księgowość, składanie sprawozdań finansowych do sądu rejestrowego, utrudnione zmiany w spółce itd. Stąd ta forma jest stosowana przy większym rozmiarze działalności, dużej ilości udziałowców.
Zdarzają się także agencje prowadzone w formie spółdzielni, kiedy kilka samodzielnych agencji łączy swoje siły do wspólnego działania.
Z przedstawionych powyżej informacji jasno wynika, że nie można jednoznacznie wskazać formy organizacyjno-prawnej, która będzie dobra dla każdego Agenta czy OFWCA. Wybierając formę organizacyjno prawną działalności gospodarczej dla swojej agencji, należy odpowiedzieć sobie na wiele pytań. Trzeba się zastanowić nad biznesem, jego rozmiarem i planami na najbliższe kilka lat. Każdy biznes wymaga indywidualnego podejścia, dlatego bardzo ważne jest, aby taka analiza była poparta fachową wiedzą i doświadczeniem profesjonalnych podmiotów. Taka pomocą służy zawsze Alwis&Secura dla nowych współpracowników i już działających, zmieniających formę organizacyjno prawną swojej agencji. Dobry, doświadczony doradca może zwiększyć opłacalność i bezpieczeństwo zarówno planowanego nowego , jak i już prowadzonego biznesu. Nad wyborem optymalnej formy prowadzenia działalności agencyjnej należy zastanowić się nie tylko w momencie zakładania biznesu, ale również w czasie jego trwania. Często sytuacja wymusza zmianę, jednak warto przemyśleć wcześniej taką decyzję, zanim będzie za późno .
