Czy w okresie trwania epidemii koronawirusa musimy przestrzegać wymogów RODO w dystrybucji ubezpieczeń ze względu na nadzwyczajną sytuację?
Pomimo trwania epidemii nie należy zapominać o stosowaniu przepisów RODO, tym bardziej że problemy epidemii nie dotyczą bezpośrednio dystrybucji ubezpieczeń. Nie uniemożliwia - choć utrudnia - zawarcie ubezpieczenia, nie stanowi jednak żadnej przeszkody w stosowaniu powszechnie obowiązujących przepisów. Przepisy nadzwyczajne (specustawa) wydane w związku z koronawirusem nie uchylają i nie zmieniają tych przepisów.
Przeanalizujmy główne nasze obowiązki związane z RODO w dystrybucji ubezpieczeń:
- Obowiązek informacyjny w stosunku do klienta o przetwarzaniu jego danych osobowych. Informację przekazujemy, okazujemy wydrukowaną informację klientowi. W związku z przejściem na mobilne, elektroniczne sposoby zawierania ubezpieczeń należy stosować także nasze mobilne formy informowania klienta. Czyli przesyłania informacji - tej przygotowanej przez Alwisa - do klienta elektronicznie przy ustalaniu oferty lub razem z polisą. Obowiązek bez problemów można realizować.
- Podstawy przetwarzania danych osobowych podczas epidemii nie ulegają zmianie. Jest to głównie zgoda klienta na przetwarzanie danych osobowych w związku z zawarciem umowy ubezpieczenia. I tutaj nic nie zmieniamy, bo nie zbieramy innych, nowych danych w związku z koronawirusem
- Prawa klientów - których dane przetwarzamy, nie ulegają zmianie. Każdy może zwrócić się o usunięcie z bazy danych, zmianę, zapomnienie itd. I realizujemy to, jak dotychczas zgodnie z wytycznymi
- Zabezpieczenie fizyczne i techniczne posiadanych danych zgodnie z wytycznymi i realnymi potrzebami musimy zawsze realizować. Nikt nieuprawniony nie ma prawa dostępu do tych danych nawet w okresie trwania epidemii koronawirusa, danych elektronicznych i papierowych, na wszystkich nośnikach. Każdy musi zabezpieczyć fizycznie i technicznie dane w biurach, często w domach oraz przenośnych urządzeniach. Szczególnie należy o tym pamiętać w przypadku zachorowania i pobytu w szpitalu oraz okresie kwarantanny.
- Reakcja na tzw. "incydenty RODO" także pozostaje bez zmian i jest dobrze realizowana w naszej strukturze.
- Dopuszczenie osób do przetwarzania danych osobowych nie stanowi żadnego problemu. Każda osoba musi posiadać umowę o przetwarzaniu danych osobowych i realizuje to Dział Kadr Alwis&Secura. OFWCA muszą pamiętać o udzielaniu upoważnienia do przetwarzania danych swoim pracownikom, jeśli nie są one OFWCA.
Jak z powyższego wynika obowiązki związane z RODO, w okresie koronawirusa nie ulegają żadnym zmianom i muszą być normalnie realizowane.
Potwierdza to także EROD, czyli Europejska Rada Ochrony Danych (UE), która w komunikatach z dnia 16 i 19 marca br. wskazała, że głównym celem na chwilę obecną powinna być walka z chorobą zakaźną, ale nie można zapominać o danych osobowych, które będą przetwarzane podczas podjętych działań. I zarekomendowała rozszerzenie podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych o " istnienie interesu publicznego", jakim jest kontrola chorób oraz innych zagrożeń dla zdrowia, przetwarzanie danych telekomunikacyjnych w tym danych o lokalizacji itd. Oczywiście bez wyrażania zgody zainteresowanego/ych.
W codziennej praktyce może zdarzyć się, że z różnych przyczyn coś zrobi się z opóźnieniem lub pominie, bo były trudności w połączeniach, coś się przeoczyło lub tp. Przepisy RODO nie mogą stać na przeszkodzie w zwalczaniu epidemii oraz innych zadań i spraw, jakie w związku z tym powstały. Ważna jest jedna zasada interpretacyjna RODO: „Przetwarzanie danych osobowych należy zorganizować w taki sposób, aby służyło ludzkości. Prawo do ochrony danych osobowych nie jest prawem bezwzględnym; należy je postrzegać w kontekście jego funkcji społecznej i wyważyć względem innych praw podstawowych w myśl zasady proporcjonalności”. Tak więc dyrektywa RODO jest elastycznym aktem prawnym i daje możliwości odpowiedniej interpretacji i dostosowania do rzeczywistej sytuacji. RODO daje szereg uprawnień ustawodawcom krajowym, którzy mogą przyjmować przepisy zakładające przetwarzanie danych osobowych także na bardzo szeroką skalę w celu np. zwalczania epidemii.
I polski ustawodawca z tego skorzystał, uchwalając Ustawę z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywoływanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U.2020.374 z dnia 2020.03.02), nazywaną także specustawą.
To tylko kilka uwag na gorąco o sytuacji w zakresie stosowania RODO w dystrybucji ubezpieczeń.
