Rozwój gospodarki rynkowej, powstanie dużej ilości przedsiębiorstw i jednoosobowej formy prowadzenia działalności gospodarczej wywołały rynkową potrzebę rozwoju usług w zakresie księgowej ich obsługi, czyli usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dlatego w tzw. II ustawie deregulacyjnej (9 maj 2014r.) uwolniono usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych od skomplikowanych wymogów formalnych i certyfikacji tych usług. Od tej pory do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie jest w zasadzie potrzebne spełnienie żadnych formalnych wymagań (brak certyfikatów dla księgowych, egzaminów itd.). Działalność polegającą na usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych może wykonywać każdy przedsiębiorca, pod warunkiem, że czynności z zakresu prowadzenia ksiąg będą wykonywały osoby które: posiadają pełna zdolność do czynności prawnych, niebyły skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko dokumentom, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwa skarbowe i określone w ustawie o rachunkowości. Koniecznym warunkiem jest także posiadanie ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Ponadto, uprawnionymi do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych są również osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych.
Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych
Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2020r. poz. 568, 2121 i 2123) jest działalnością gospodarczą, w rozumieniu przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców. Działalność ta zgodnie z przepisami polega na świadczeniu usług w zakresie czynności:
- Prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych - ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym.
- Okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.
- Wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego.
- Sporządzania sprawozdań finansowych.
- Gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz innej dokumentacji przewidzianej ustawą.
Działalność ta jest prowadzona praktycznie w formie biur rachunkowych. Może być ona prowadzona w dowolnej formie dopuszczonej prawnie: jednoosobowej działalności gospodarczej, spółek osobowych (poza partnerską) oraz spółek prawa handlowego. Możliwa jest również rejestracja biura rachunkowego w nietypowej formie działalności jako spółdzielnia, fundacja bądź stowarzyszenie. Mamy w kraju:
- Wielkie biura rachunkowe zatrudniające wielu pracowników, często w formie sieci biur (także franczyzowych) działających na terenie kraju lub danego regionu. Biura te posiadają często własnych prawników i świadczą na rzecz skupionych także biur pełną pomoc prawną.
- Duże biura lokalne, samodzielne, często zatrudniające po kilkanaście księgowych w kilku własnych biurach. Obsługują one miejscowe firmy – spółki kapitałowe i osobowe oraz indywidualne osoby prowadzące działalność gospodarczą.
- Biura lokalne, dobrze zorganizowane, zatrudniające po kilku pracowników obsługujące biznes ze swojej miejscowości, okolicy. Prowadzą one księgi handlowe (pełną księgowość spółek) oraz obsługę podmiotów indywidualnych.
- Biura małe prowadzone przez właścicieli, obsługujące po kilka do kilkudziesięciu podmiotów często powołane do obsługi rodzinnego biznesu. Ze względu na wymóg OC biura rachunkowego często obsługują tylko podmioty prowadzące podatkowe książki przychodów i rozchodów gdzie ubezpieczenie obowiązkowe nie jest wymagane.
Ten podział ma ważne znaczenie ze względu na możliwości ubezpieczania ich przez OFWCA Alwisa. W szczególności biura lokalne i małe - a jest ich bardzo dużo - działają w zasięgu ich działania i potrzebują ich doradztwa i pomocy.
Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej
Wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie jest sprawą łatwą, wymaga dużej wiedzy, doświadczenia oraz kształcenia i doskonalenia bo przepisy o rachunkowości i z dziedzin pokrewnych ciągle się zmieniają. Konieczna jest więc bardzo dobra znajomość: zasad rachunkowości, prawa bilansowego, prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych, prawa gospodarczego, cywilnego i prawa pracy. W toku ich wykonywania może dojść do powstania szkody, dlatego ustawodawca wymaga od przedsiębiorcy obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej.
Zgodnie z art. 76h ustawy o rachunkowości Minister Finansów szczegółowo określił zakres tego ubezpieczenia, które obejmuje odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością. W swoim rozporządzeniu. Minister Finansów z dnia 6 listopada 2014 roku, (Dz.U. z 2014r. poz. 1616) ustalił, że obowiązek ubezpieczenia powstaje w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia działalności, a minimalna suma ubezpieczenia wynosi 10 000 euro.
Trzeba zawsze pamiętać, że w świetle obowiązujących przepisów obowiązkowe ubezpieczenie OC obejmuje jedynie usługi polegające na prowadzeniu ksiąg rachunkowych, czyli odpowiedzialność za czynności określone w art 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy o rachunkowości - wymienione na wstępie. Oznacza to, że ubezpieczenie nie obejmuje prowadzenia w imieniu i na rzecz podatników i płatników ksiąg podatkowych (CIT, PIT, VAT,) udzielania pomocy w tym zakresie oraz sporządzania im zeznań i deklaracji podatkowych. Ubezpieczenie odnosi się więc do technicznej - bilansowej strony księgowości i nie dotyczy innych aspektów działalności biura rachunkowego w tym podatkowych. Przedsiębiorca wykonujący kompleksową obsługę swoich klientów powinien wykupić dodatkowo polisę obejmującą także prowadzenie ksiąg dla celów podatkowych, sporządzania deklaracji podatkowych, usług w zakresie spraw kadrowo-płacowych i ubezpieczeń społecznych. Bo są to czynności doradztwa podatkowego - nie rachunkowości - o których mowa w art. 2 pkt. 2 i 3 ustawy o doradztwie podatkowym.
Wyłączenia w tym ubezpieczeniu są charakterystyczne dla innych obowiązkowych ubezpieczeń. W ubezpieczeniu nie można wprowadzić żadnych innych umownych ograniczeń w zakresie wypłaty odszkodowań. Za brak obowiązkowego ubezpieczenia OC jest przewidziana kara nakładana przez UKNF.
Umowę ubezpieczenia OC musi zawrzeć zawsze przedsiębiorca prowadzący biuro rachunkowe a nie pracownik biura rachunkowego lub zleceniobiorca tego biura. Bardzo ważne jest kto zawiera to ubezpieczenie w zależności od formy prowadzenia działalności gospodarczej. A zawiera go:
- W przypadku, gdy biuro rachunkowe prowadzi przedsiębiorca będący osobą fizyczną, umowę ubezpieczenia OC zawiera sam przedsiębiorca.
- Gdy biuro prowadzone jest w formie spółki cywilnej, to przedsiębiorcami są jej wspólnicy, a więc ubezpieczenie OC za szkody wyrządzone w związku z działalnością gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych powinni posiadać wszyscy wspólnicy spółki cywilnej.
- Jeżeli biuro rachunkowe w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych działa w formie spółki z o.o. lub spółki akcyjnej, to spółka ta ma osobowość prawną i jest przedsiębiorcą w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Dlatego umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych powinien podpisać zarząd. Nie mogą to być wspólnicy spółki z o.o., chyba że wchodzą w skład jej zarządu.
- Jeżeli biuro rachunkowe działa w formie spółki: jawnej, komandytowej lub komandytowo-akcyjnej to umowę ubezpieczenia zawiera podmiot reprezentujący spółkę. W spółce jawnej każdy ze wspólników może reprezentować interesy spółki. W spółce komandytowej oraz komandytowo-akcyjnej uprawionymi do reprezentowania spółki są komplementariusze.
Co praktycznie ubezpieczamy
Przygotowując takie ubezpieczenie klientowi, należy dokładnie rozpoznać jego faktyczne potrzeby, sprawdzić jakie czynności wykonuje i zaproponować najlepszą ofertę ubezpieczeniową w jednym z ZU, z którymi Alwis współpracuje. Zakres proponowanych ubezpieczeń powinien obejmować:
- Obowiązkowe ubezpieczenie OC przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych – zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz rozporządzeniem MF ( z 06.11.2014r) w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
- Ubezpieczenie nadwyżkowe – dobrowolne z zakresem jak w ubezpieczeniu obowiązkowym, ale z większą sumą ubezpieczenia (gwarancyjną) dostosowaną do rzeczywistych potrzeb biura a w szczególności wielkości prowadzonej działalności. Ubezpieczenie to pozwala zabezpieczyć się przed skutkami wysokich roszczeń zagrażających funkcjonowaniu biura i osobistemu majątkowi właściciela biura (wspólników w spółce cywilnej) i jego rodziny.
- Ubezpieczenie OC biura rachunkowego – dobrowolne,obejmujące inne czynności doradztwa podatkowego: prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, pomoc w przygotowaniu deklaracji podatkowych. To ubezpieczenie jest podstawowym dla biur rachunkowych nie świadczących usług w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, a więc nie posiadających obowiązku ubezpieczenia OC. (czyli prowadzących uproszczoną księgowość i wybrane czynności doradztwa podatkowego).
- Ubezpieczenie obsługi kadrowo-płacowej – dobrowolne, stanowi istotne uzupełnienie innych ubezpieczeń. Występuje najczęściej w formie klauzul i obejmuje inne czynności standardowo wykonywane przez biura: obliczenia składek za ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenia zdrowotne, Fundusz pracy oraz prowadzenie dokumentacji ZUS i kadrowej. A więc czynności nie objęte zakresowo obowiązkowym i nadwyżkowym ubezpieczeniem OC biura rachunkowego.
- Ubezpieczenie księgowych – osób fizycznych zatrudnionych na etacie w biurze rachunkowym i wykonujących czynności księgowe i kadrowo płacowe za czyste szkody majątkowe w zakresie określonym przepisami prawa wyrządzone osobom trzecim wskutek uchybienia popełnionego w związku z wykonywaniem czynności zawodowych. To zabezpieczenie dodatkowe właściciela biura rachunkowego zwłaszcza przydatne przy prowadzeniu fili biur.
- Ubezpieczenie ochrony prawnej – i odpowiedzialności karno-skarbowej. Zakres tego ubezpieczenia pokrywa zazwyczaj koszty: ekspertyz, koszty sądowe łącznie z należnościami dla świadków i biegłych sądowych w postępowaniu sadowym oraz kosztami postępowania egzekucyjnego lub wykonawczego. Odszkodowanie obejmuje także kary administracyjne i sądowe oraz inne kary które Ubezpieczony musiał zapłacić jeśli powstały w wyniku postępowania karno-skarbowego lub karnego objętego ubezpieczeniem oraz kary, mandaty i grzywny pieniężne nałożone przez ZUS, Państwową Inspekcję Pracy jeśli postały w wyniku wypadku ubezpieczeniowego objętego ubezpieczeniem. Trigger oraz szczegółowe zasady ustalane są przed zawarciem ubezpieczenia.
- Inne ubezpieczenia – majątkowe (ubezpieczenie od szkód żywiołowych, kradzieży, wandalizmu, przepięć)i życiowe dla biura oraz jego pracowników. W szczególności: ubezpieczenie sprzętu elektronicznego (allrisk) z ochroną posiadanych programów i kosztów odtworzenia danych w posiadanych programach systemach.
Szeroką ofertę klauzul dodatkowych można sprawdzić u ubezpieczyciela i dobrać do prowadzonej przez biuro rachunkowe działalności tak aby w pełni zabezpieczyć przyszłe roszczenia odszkodowawcze.
Należy także zwrócić uwagę, że obowiązek posiadania obowiązkowego OC biur rachunkowych nie obejmuje podmiotów rozliczających klientów w formie wszystkich uproszczonych podatkowych form ewidencji. Ale biura takie powinny ubezpieczać się dobrowolnie, spośród ubezpieczeń wyżej wymienionych.
dr Stanisław Kuta
Doradca Zarządu
Alwis&Secura
