Przypadkowo byłem świadkiem rozmowy pracownika agenta z klientem, który przyszedł do agencji załatwić swoją sprawę. Sprawa niby prosta, spotykana na co dzień w pracy agenta. "Chciałem złożyć oświadczenie do zakładu ubezpieczeń "XXX" o wypowiedzeniu umowy ubezpieczenia OC ppm. Proszę przyjąć oświadczenie i potwierdzić mi przyjęcie na kopii pisma. Do zakończenia ubezpieczenia jest jeszcze 5 dni."
Pracownik sprawdził pismo klienta, sprawdził dane w swojej bazie i oświadczył że go nie przyjmie, ponieważ ubezpieczenie nie jest robione w ich agencji. Klient tłumaczy że jest w tej miejscowości kilka dni i chce to wcześniej załatwić. Agencja ma na tablicy logo zakładu "XXX" to znaczy że agent go reprezentuje i powinien to oświadczenie przyjąć. Ale pracownik zdecydowanie odmówił przyjęcia. Zadzwonił do nieobecnego w biurze agenta, który klientowi także zdecydowanie odmówił, twierdząc że obsługują tylko "swoją produkcję". I doradził mu aby nadał pismo na poczcie w sąsiedniej miejscowości. Klient oświadczył że złoży na agenta skargę do organów nadzoru.
Kto miał rację w tym sporze? Wiem że takie sytuacje zdarzają się często w praktyce.
I odpowiedź jest prosta. Rację miał klient a nie agent. I wynika to jasno z ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej. A konkretnie z artykułu 30, ustawy z 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (Dz.U. z 2024r. poz.838), o następującej treści:
"Art.30. Składanie zawiadomień i oświadczeń agentowi ubezpieczeniowemu lub agentowi oferującemu ubezpieczenia uzupełniające:
1. Zawiadomienia i oświadczenia składane w związku z zawartą umową ubezpieczenia lub umową gwarancji ubezpieczeniowej agentowi ubezpieczeniowemu lub agentowi oferującemu ubezpieczenia uzupełniające w rozumieniu ustawy o dystrybucji ubezpieczeń uznaje się za złożone zakładowi ubezpieczeń, w imieniu lub na rzecz którego agent działa, o ile zostały złożone na piśmie lub na innym trwałym nośniku.
2. Zakład ubezpieczeń nie może wyłączyć ani ograniczyć upoważnienia agenta ubezpieczeniowego i agenta oferującego ubezpieczenia uzupełniające do odbierania zawiadomień i oświadczeń, o których mowa w ust. 1."
Jasno wynika to z dyspozycji punktu 2, że ZU nie może ograniczyć upoważnienia agenta (dystrybutora) do odbierania zawiadomień i oświadczeń przez agenta, który działa na jego rzecz (agenta/OFWCA). Oznacza to także, że każdy agent/OFWCA ma obowiązek przyjmować zawiadomienia i oświadczenia od klientów tego zakładu ubezpieczeń, bez żadnych ograniczeń i zgodnie z procedurami.
Ale należy pamiętać, że dotyczy to tylko zawiadomień i oświadczeń kierowanych do danego ZU, a nie wszystkich innych spraw związanych z ubezpieczeniami lub koniecznością podejmowania merytorycznych działań. I w tych innych sprawach agent może ograniczać się tylko do ubezpieczeń zawartych w jego agencji. Oczywiście jako przedstawiciel danego ZU, agent ma obowiązek udzielać informacji ogólnych o sposobach załatwiania spraw, podawać adresy itd.
I jeszcze uwaga. Przyjęcie "zawiadomienia lub oświadczenia" do danego ZU, można dokonać tylko na piśmie lub na innym trwałym nośniku danych. Przyjęcie pisma potwierdzamy klientowi na kopi, a na przyjętym piśmie robimy adnotację o dacie przyjęcia, a często także godzinie przyjęcia i podpisujemy się czytelnie lub z pieczątką. To ważne zwłaszcza jeśli z datą złożenia takiego oświadczenia lub zawiadomienia wiążą się konsekwencje prawne. Np. złożenie oświadczenia o rozwiązaniu umowy ubezpieczenia OC ppm, w ostatnim dniu okresu ubezpieczenia. I najważniejsze takie pismo należy niezwłocznie wysłać do danego ZU zgodnie z procedurami - pocztą, elektronicznie lub w jego systemie polisowym .
A co jeśli "zawiadomienie lub oświadczenie" ma inna formę? Np. zawiera kilka zdjęć, pendriwe, płytkę CD, dyskietkę. To nie jest uregulowane. Przekażę jak ja to robiłem. Wszystkie przekazane materiały, w obecności klienta wkładałem do koperty i przy nim zaklejałem. Prosiłem o jego parafkę na zaklejeniu koperty i adresowałem do ZU. Zobowiązywałem się do wysyłki. Po jego wyjściu opisywałem sprawę (notatka) i wraz z tą kopertą wysyłałem do ZU. I miałem przypadek, że po wykonaniu tych czynności, prośbie o parafowanie przesyłki, klient wycofał się, "bo się rozmyślił". Jak przypuszczałem miał w tym ukryty swój inny cel i chciał w ten proceder wciągnąć dystrybutora.
Ale o tych przepisach należy pamiętać, stosować je w praktyce i być zawsze ostrożnym.
