Spokojny wieczór przy dobrej lekturze, szklaneczce brendy i fajce… przerwał sygnał z telefonu. Dzwonił doświadczony nasz współpracownik z jednego z miast, a więc stało się coś ważnego. I rzeczywiście głos miał taki nietęgi. Okazało się, że otrzymał prośbę od właścicielki jednego z większych biur rachunkowych w tym mieście z prośbą o spotkanie w sprawie ubezpieczenia jej biura i działalności oraz ewentualnej współpracy i to już jutro rano. A on nie wiele na temat tego specjalistycznego ubezpieczenia faktycznie wiedział, a już całkowicie nie wiedział nic na temat ewentualnej dalszej współpracy. Stąd telefon i prośba o… pomoc. Rzeczywiście wszystko ustaliliśmy, jak wiem rozmowa się także powiodła a ja postanowiłem napisać więcej na ten temat na naszym blogu. Bo może to być potrzebne także innym OFWCA, ale także samym biurom rachunkowym.
Trzeba zacząć od tego, że a terenie działania Alwis&Secura działa kilka tysięcy biur rachunkowych o dużym zróżnicowaniu zakresu działania, specjalizacji oraz wielkości. Wszystkie one potrzebują dla siebie ubezpieczenia, ale także stanowić one mogą dużą potencjalną bazę do rozwoju sprzedaży ubezpieczeń ze względu na posiadane wiadomości oraz łatwy dostęp do osób decydujących w obsługiwanych firmach.
Aby lepiej przedstawić te zagadnienia, to biura te podzielić trzeba na kilka grup, dostosować do nich ofertę ich ubezpieczenia oraz ewentualne oferty współdziałania. Określić także należy w każdej agencji grupę docelową, która powinna przynieść zamierzone efekty i od niej rozpocząć działania.
Ja dla naszych celów - ubezpieczeniowych - rozróżniam cztery rodzaje biur rachunkowych:
- Wielkie biura rachunkowe zatrudniające wielu pracowników, często w formie sieci biur (także franczyzowych) działających na terenie kraju lub danego regionu. Biura te posiadają często własnych prawników i świadczą na rzecz skupionych biur pełną pomoc prawną. Obsługa polega także na zawieraniu lub zabezpieczaniu ubezpieczenia OC biur rachunkowych oraz podobnych. Nie znane mi są przypadki, aby same rozwijały ubezpieczenia, chociaż próby takie były podejmowane. Ze względu na organizacyjne podporządkowanie wejście do ich biur terenowych będzie trudne i wymaga podjęcia uzgodnień z kierownictwem takiej struktury (S.A. sp. z o.o. spółki komandytowe). Wymaga do bardzo szczególnego przygotowania merytorycznego do podjęcia takiej współpracy oraz pełnej pomocy menedżerskiej.
- Duże biura lokalne, samodzielne, często zatrudniające po kilkanaście księgowych w kilku własnych biurach. Obsługują one miejscowe firmy – spółki kapitałowe i osobowe oraz indywidualne osoby prowadzące działalność gospodarczą. To może być dobre wyjście do nawiązania współpracy z właścicielami i przekonania ich o wartości dodanej takiej współpracy. Osoby prowadzące ubezpieczenia mogą działać w głównym biurze, współpracować z biurami terenowymi przy pozyskiwaniu nowych ubezpieczających. Przygotowanie osób do prowadzenia ubezpieczeń byłoby łatwiejsze, ale wymaga wielkiej uwagi i pomocy merytoryczno-menedżerskiej z naszej strony przy wdrożeniach. Efekt powodzenia przedsięwzięcia będzie na pewno zależał od tego, czy pracownicy będą otrzymywali od ubezpieczeń (doprowadzenie do ubezpieczenia, zawarcie, prowadzenie) dodatkowe środki czy będą to wykonywać w ramach swoich obowiązków. Stąd bardzo ważne jest przygotowanie i wdrożenie dobrego projektu uwzględniającego wynagradzanie pracowników biura rachunkowego za ubezpieczenia. To wymaga także przekonania właścicieli biur do podjęcia takich działań uwzględniających ich dochody oraz dodatkowe dochody pracowników
- Biura lokalne, dobrze zorganizowane, zatrudniające po kilku pracowników obsługujące biznes ze swojej miejscowości, okolicy. Prowadzą one księgi handlowe (pełną księgowość spółek) oraz obsługę podmiotów indywidualnych. Ta grupa może stanowić dla nas podstawę do rozpoczęcia współpracy ubezpieczeniowej. Łatwość nawiązania kontaktów z właścicielami, ich zainteresowanie oferowaną pomocą i możliwością dodatkowego dochodu oraz stabilizacją prowadzonej działalności. Przewidzieć należy zróżnicowane formy współpracy: samodzielne prowadzenie ubezpieczeń wszystkich lub części np. tylko życiowych, współpracę merytoryczną z OFWCA Alwis&Secura. Musimy uwzględnić także fakt, że na pewno wiele biur już współpracuje z agentami np. ktoś z rodziny, znajomy, sąsiad itd.
- Biura małe prowadzone przez właścicieli obsługujące po kilka do kilkudziesięciu podmiotów często powołane do obsługi rodzinnego biznesu. Ze względu na wymóg OC biura rachunkowego często obsługują tylko podmioty prowadzące podatkowe książki przychodów i rozchodów gdzie ubezpieczenie nie jest wymagane, ale możliwe i konieczne. To może być dobra baza do współpracy ubezpieczeniowej i dostęp do firm małych i średnich ich pracowników oraz majątku prywatnego.
Każdy dystrybutor Alwisa powinien przeprowadzić na terenie swojego działania rozeznanie i zebrać informacje podstawowe o biurach rachunkowych działających na jego terenie zgodnie z powyższym podziałem (adresy, właściciele, zakres i teren obsługi, struktura organizacyjna itd.). I na tej podstawie podjąć działania: skontaktować się, podjąć rozmowy przygotować niezbędne dokumenty i oferty. Każda oferta wymaga indywidualnego podejścia i przygotowania ubezpieczenia działalności biura rachunkowego, zapewnienia dobrych cen ubezpieczenia oraz prostych procedur umożliwiających także odsprzedaż klauzul rozszerzających do posiadanego już ubezpieczenia obowiązkowego np. w innym ZU. To musi być gwarancja zawarcia kompleksowego ubezpieczenia biura już w roku następnym, bo wszystkie działające biura takie ubezpieczenia już na pewno posiadają, bo taki jest obowiązek prawny. Możemy podjąć takie działania z zakładami ubezpieczeniowymi, z którymi mamy podpisane umowy agencyjne. Większość z nich takie ubezpieczenia prowadzi. Przygotowana oferta ubezpieczenia biura rachunkowego to wybrana, najlepsza, najlepiej dostosowana do faktycznie występujących zagrożeń i potrzeb klienta oferta spośród spośród proponowanych przez ZU.
Co powinna zawierać oferta ubezpieczenia dla biura rachunkowego?
- Obowiązkowe ubezpieczenie OC biura rachunkowego – zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz rozporządzeniem MF (z 06.11.2014r) w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
- Ubezpieczenie nadwyżkowe – dobrowolne z zakresem jak w ubezpieczeniu obowiązkowym, ale z większą sumą ubezpieczenia (gwarancyjną) dostosowaną do rzeczywistych potrzeb biura a w szczególności wielkości prowadzonej działalności. Ubezpieczenie to pozwala zabezpieczyć się przed skutkami wysokich roszczeń zagrażających funkcjonowaniu biura i osobistemu majątkowi właściciela biura (wspólników w spółce cywilnej) i jego rodziny.
- Ubezpieczenie OC biura rachunkowego – dobrowolne, obejmujące inne czynności doradztwa podatkowego: prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, pomoc w przygotowaniu deklaracji podatkowych. To ubezpieczenie jest podstawowym dla biur rachunkowych nieświadczących usług w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, a więc nieposiadających obowiązku ubezpieczenia OC. (czyli prowadzących uproszczoną księgowość i wybrane czynności doradztwa podatkowego).
- Ubezpieczenie obsługi kadrowo-płacowej – dobrowolne, stanowi istotne uzupełnienie innych ubezpieczeń. Występuje najczęściej w formie klauzul i obejmuje inne czynności standardowo wykonywane przez biura: obliczenia składek za ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenia zdrowotne, Fundusz pracy oraz prowadzenie dokumentacji ZUS i kadrowej. A więc czynności nieobjęte zakresowo obowiązkowym i nadwyżkowym ubezpieczeniem OC biura rachunkowego.
- Ubezpieczenie księgowych – osób fizycznych zatrudnionych na etacie w biurze rachunkowym i wykonujących czynności księgowe i kadrowo płacowe za czyste szkody majątkowe w zakresie określonym przepisami prawa wyrządzone osobom trzecim wskutek uchybienia popełnionego w związku z wykonywaniem czynności zawodowych. To zabezpieczenie dodatkowe właściciela biura rachunkowego zwłaszcza przydatne przy prowadzeniu fili biur.
- Ubezpieczenie ochrony prawnej – i odpowiedzialności karno-skarbowej. Zakres tego ubezpieczenia pokrywa zazwyczaj koszty: ekspertyz, koszty sądowe łącznie z należnościami dla świadków i biegłych sądowych w postępowaniu sądowym oraz kosztami postępowania egzekucyjnego lub wykonawczego. Odszkodowanie obejmuje także kary administracyjne i sądowe oraz inne kary, które Ubezpieczony musiał zapłacić, jeśli powstały w wyniku postępowania karno-skarbowego lub karnego objętego ubezpieczeniem, oraz kary, mandaty i grzywny pieniężne nałożone przez ZUS, Państwową Inspekcję Pracy, jeśli postały w wyniku wypadku ubezpieczeniowego objętego ubezpieczeniem. Tigger oraz szczegółowe zasady ustalane są przed zawarciem ubezpieczenia.
- Inne ubezpieczenia – majątkowe (ubezpieczenie od szkód żywiołowych, kradzieży, wandalizmu, przepięć) i życiowe dla biura oraz jego pracowników. W szczególności: ubezpieczenie sprzętu elektronicznego (allrisk) z ochroną posiadanych programów - i co ważne - kosztów odtworzenia danych w systemach,
Taki zakres posiadanych możliwości do zaoferowania właścicielowi biura rachunkowego na pewno go zainteresuje, wzbudzi zaufanie do Alwis&Secura jako agenta posiadającego pełną wysoką znajomość przedmiotu ubezpieczenia i profesjonalizmu w działaniu. To może go także skłonić do podjęcia szerszej, oferowanej mu współpracy. To oczywiście tylko zarys podjętego problemu a w sprawach szczegółowych należy się zwracać o pomoc do naszych Oddziałów oraz merytorycznego pracownika w Centrali Alwis&Secura.
