Często zadawane pytania dotyczą klauzul informacyjnych dla klienta, które OFWCA mają obowiązek przekazywać klientowi zgodnie przepisami RODO. Po pierwszym okresie wdrożenia nowych przepisów RODO możemy stwierdzić że zdecydowana większość współpracowników - OFWCA - wdrożyła praktycznie zalecenia Zarządu Alwis&Secura w tym zakresie. W szczególności obowiązek informacyjny dla klientów. Ale wydaje mi się że jeszcze nie wszyscy. Świadczą o tym moje rozmowy w terenie z OFWCA oraz zadawane często zapytania o te problemy. Stąd wyjaśniam. Pozyskując dane osobowe klienta, już przy pierwszym kontakcie, i przy każdym kolejnym kontakcie, mamy obowiązek poinformować go między innymi o celach, podstawach i okresach przetwarzania jego danych osobowych. Czyli przekazywać tzw. klauzule informacyjne. Alwis&Secura przygotował wzory takich klauzul do stosowania w określonych sytuacjach. Podstawowa to ta, przeznaczona dla naszego klienta poszukującego ochrony ubezpieczeniowej lub zawierającego ubezpieczenie. Jak korzystać z tych wzorów? Klient powinien zapoznać się z treścią "klauzuli informacyjnej" przed otrzymaniem od niego przez OFWCA jego danych osobowych. Macie obowiązek mu taką klauzulę przedstawić. To od klienta zależy, w jakiej formie i zakresie z niej skorzysta. Może poprosić ją na piśmie, zapoznać się z nią na miejscu, lub zapoznać się z nią na stronie internetowej www.alwis.pl. Decyzja należy do klienta. W swoich biurach korzystacie z zalaminowanych klauzuli, które powinny być na każdym biurku. To wzór naszej klauzuli uzupełniony o dane OFWCA. Osoby nieposiadające biur taką zalaminowaną klauzule powinny zawsze mieć przy sobie i wykorzystywać przy kontaktach z klientem. Klauzule tą przedstawiacie klientowi do wglądu . Klient po zapoznaniu się z jej treścią zwraca klauzulę OFWCA. Dobrym przykładem jest posiadanie małych " wizytówek" z danymi np. BU lub OFWCA, gdzie umieszcza się także informacje " że z informacjami o celach, zasadach, podstawach i okresach przetwarzania jego danych osobowych zgodnie z RODO może zapoznać się na stronie: www.alwis.pl ". To dobry przykład spełniania tego obowiązku. Na życzenie klienta musisz mu wysłać klauzulę e-mailem na wskazany adres lub wydrukować jej treść. Na monitorze każda OFWCA powinna posiadać tę klauzulę , do wykorzystania. Przy kontaktach drogą elektroniczną (e-maile) , zawsze odwrotnie ( lub razem np. z ofertą) wysyłacie klientowi także klauzulę. Podczas rozmowy telefonicznej zawsze poinformuj rozmówcę/klienta o dostępności klauzuli na stronie www.alwis.pl. Jeśli sobie życzy, prześlij mu ją na podany adres e-mailowy. To bardzo proste. Należy tylko bezwzględnie stosować w codziennej działalności.