Minęło 10 miesięcy od wprowadzenia w życie ogólnoeuropejskich przepisów o ochronie danych osobowych - RODO. Obowiązują one jednolicie we wszystkich krajach Unii Europejskiej. W Alwis&Secura wprowadziliśmy je w życie na podstawie wnikliwej oceny ryzyka, ewentualnych zagrożeń. Wypracowane na tej podstawie zasady wdrożyliśmy w pełni w życie. Mamy przeświadczenie - a przebyty okres ich stosowania to potwierdza - że zrobiliśmy to dobrze. Najważniejsze teraz to konsekwentnie stosować w praktyce ustalone procedury i zasady.
Od początku, staraliśmy się pomagać we wdrożeniu RODO. Otrzymywaliśmy w tym czasie bardzo dużo zapytań, na które zawsze odpowiadaliśmy indywidualnie oraz w naszym agencyjnym serwisie informacyjnym "Na gorąco", a także na naszym blogu (blog.alwis.pl) - jeśli pytania lub problemy miały charakter bardziej ogólny.
Teraz po podsumowaniu wszystkich poruszanych problemów postaram się udzielić Wam (podpowiedzieć, przypomnieć) kilka wskazówek pomocnych w stosowaniu RODO w działalności ubezpieczeniowej OFWCA.
- Zbieranie, przetwarzanie i wykorzystanie danych osobowych - osób fizycznych - musi odbywać się zawsze na określonej podstawie prawnej. Do przetwarzania danych osobowych przez OFWCA nie jest potrzebna zgoda takiej osoby. Prawo OFWCA do zbierania i przetwarzania danych wynika z przepisów samego prawa, gdyż dane te są niezbędne do zawarcia umowy ubezpieczenia. Jeśli nie pozyskamy niezbędnych danych, to nie zawrzemy ubezpieczenia. Do tego musimy je odpowiednio przetworzyć, wprowadzić do systemów elektronicznych, opracować, przechowywać itd. Co ważne, to przez okres trwania takiej umowy (ubezpieczenia) osoby (Ubezpieczające, Ubezpieczone, Uposażone) nie mogą wycofać zgody na ich przetwarzanie. Oczywiście dotyczy to tylko danych osobowych niezbędnych do zawarcia umowy ubezpieczenia. Szczegóły na ten temat znajdziecie w naszych alwisowskich dokumentach.
- Zawsze - bez żadnego wyjątku - należy spełnić obowiązek informacyjny wobec osoby, której zbieramy i przetwarzamy dane osobowe zgodnie z wytycznymi Zarządu Alwis&Secura. Jest to ułatwione, gdyż dla wszystkich OFWCA został opracowany (i wydrukowany) wzór takiej informacji. Po uzupełnieniu swoich danych można go stosować w praktyce. Ta informacja spełnia wszystkie wymogi, jakie muszą być spełnione i przekazane tym osobom, np. dotyczące: wycofanie zgody, zmiany danych, dostępu do danych, prawo bycia zapomnianym, prawo do wniesienia skargi, okresu przechowywania danych itd. Pamiętać należy, że nawet jeśli dane osobowe pozyskamy ze źródeł powszechnie dostępnych (internet, książki telefoniczne i informacyjne, reklamy, foldery) takie jak np. numer telefonu, adres e-mail, adres korespondencyjny, to u OFWCA podlegają one także przepisom o ochronie danych osobowych i należy stosować odpowiednie procedury dla ich ochrony.
- Wszystkich obowiązuje zasada rozliczności. Oznacza to, że każda OFWCA musi udowodnić w razie potrzeby, że: wdrożyła u siebie wewnętrzne procedury, które zapewniają przestrzeganie RODO. Chodzi o wdrożenie i przestrzeganie organizacyjnych i technicznych form zabezpieczenia przetwarzania danych osobowych, które zawarte są w wytycznych Zarządu Alwis&Secura "Polityka bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych w strukturach sprzedażowych Alwis&Secura sp. z o.o." Pamiętajcie, że nie zawsze musicie gromadzić dane w formie papierowej. Dane można przechowywać w systemach elektronicznych (tekst, nagrania, zdjęcia) oczywiście odpowiednio zabezpieczonych. I ważne, Nie tworzymy i nie przechowujemy niepotrzebnej dokumentacji. Co nie jest potrzebne (dokumenty, rękopisy, notatki, zapiski, stare polisy i kserokopie dokumentów np. dowodów rejestracyjnych pojazdów) zawsze na bieżąco niszczymy.
- Nie zapominać o zasadzie legalności. Osoby przetwarzające dane osobowe muszą posiadać odpowiednie umocowanie prawne do ich przetwarzania. OFWCA - umowę o powierzeniu przetwarzania danych (także pracownik OFWCA, posiadający upoważnienie Zarządu Alwis&Secura do wykonywania czynności agencyjnych) a pracownik OFWCA np. biurowo techniczny pisemne upoważnienie do przetwarzania danych. Przyjęte i wdrożone przez OFWCA procedury postępowania potwierdzone oświadczeniami pracowników mogą stanowić także wystarczający dowód. Pamiętajcie, obowiązuje zasada, że wszystkie działania muszą być zgodne z prawem, mieć odpowiednią podstawę prawną i potwierdzenie w dokumentach.
To tylko cztery, ważne problemy związane z RODO. W kolejnej informacji przypomnę inne problemy.
