Mój klient zawiesił obecnie działalność swojej firmy i nie wyklucza jej likwidacji w bliskiej przyszłości. Pyta mnie, czy musi zgłosić fakt zawieszenia działalności do Ubezpieczyciela i czy po zamknięciu działalności zostanie zwrócona mu niewykorzystana składka?
To są bardzo ważne problemy. I przy ich rozwiązywaniu nie może zabraknąć dystrybutora ubezpieczenia, osoby która zawierała to ubezpieczenie. To na niej spoczywa obowiązek wyjaśnienia klientowi - borykającemu się z takimi trudnościami - wszystkich zawiłości związanych z ochroną ubezpieczeniową mienia, działalności, zdrowia i życia pracowników. I nie trzeba czekać aż klient się o to zwróci, ale samemu kontaktować się z ubezpieczonymi i proponować swoją pomoc. W tym trudnym okresie sami ubezpieczeni mogą nie pamiętać o ubezpieczeniu. OFWCA mają nie tak dużo ubezpieczonych małych i średnich firm, a więc jest to możliwe do szybkiego ogarnięcia.
Przede wszystkim należy zawsze przekonywać ubezpieczających/ubezpieczonych, że ograniczanie wydatków ponoszonych przez nich nie powinno w pierwszej kolejności obejmować ubezpieczeń. Wszystkie posiadane przez nich produkty ochronne mogą stać się podstawą do odbudowy potencjału firmy zarówno w czasie trwania, jak i po okresie pandemii. Należy ich uświadamiać i przekonywać, że wraz z zawieszeniem bądź ograniczeniem działalności ryzyko powstania szkód w posiadanym majątku wcale nie maleje, a najczęściej jeszcze rośnie. Bo z jednej strony zmniejsza się ewentualność wypadków i zdarzeń wynikających z działalności produkcyjnej, handlowej itd., czyli zdarzeń spowodowanych przez pracowników i klientów, ale z drugiej strony znacznie wzrasta ryzyko szkód spowodowanych żywiołami, różnymi czynnikami atmosferycznymi czy awariami mediów, np. brakiem dopływ prądu, wody gazu itd. Brak pracowników w siedzibie firmy może uniemożliwić szybkie wykrycie usterki, groźnego zdarzenia i podjęcie odpowiednich działań ratowniczych ograniczających rozmiar szkód.
Co należy zrobić w razie zawieszenia działalności lub likwidacji firmy:
- Nie rezygnować z ubezpieczenia i likwidowania polisy. Pozostaje zawsze mienie firmy (budynki, maszyny, urządzenia środki obrotowe, surowce, towary, produkcja w toku itd.), które powinno być dalej objęte ochroną ubezpieczeniową do czasu wznowienia działalności, pełnej likwidacji firmy lub rozsprzedaży składników majątkowych. Brak rezygnacji z ubezpieczenia to jest najważniejszy z elementów zapewnienia skutecznej ochrony ubezpieczeniowej w czasie przestoju firmy i gwarancja łatwiejszego wznowienia działalności.
- Jeśli zachodzi taka realna konieczność, to można ograniczyć zakres ochrony ubezpieczeniowej sporządzając stosowny aneks i podpisany należy przesłać do ubezpieczyciela. Zagadnienie to należy zawsze szczegółowo przeanalizować, ponieważ np. w pakietach nie ma możliwości wyłączenia niektórych lub wszystkich ryzyk.
- Zawsze o zawieszeniu, ograniczeniu działalności lub likwidacji należy powiadomić ubezpieczyciela, koniecznie na piśmie lub e-mailem za potwierdzeniem jego otrzymania. W większości OWU ubezpieczyciele zastrzegają sobie, że spod ich ochrony ubezpieczeniowej jest wyłączone mienie, które nie jest użytkowane przez określony czas. W takiej sytuacji należy uzgodnić z zakładem ubezpieczeniowym dodatkowe warunki gwarantujące zachowanie ciągłości ochrony. Często w takich sytuacjach należy (aneksem) dokonać istotnych zmian. Na przykład zweryfikować miejsca ubezpieczenia, pod jakim znajduje się lub jest przechowywane ubezpieczane mienie. Jest to także ważne, jeżeli firma decyduje się na przestawienie na pracę zdalną i pozwala pracownikom zabrać część sprzętów do domu. Zmienia się wtedy także miejsce ubezpieczenia tego sprzętu i w sposób ustalony z ubezpieczycielem należy to uwzględnić. Może to być klauzula ogólna o rozszerzeniu ubezpieczenia, często muszą to być wykazy pracowników zdalnie pracujących na takich urządzeniach. Trzeba zawsze pamiętać, że ryzyko szkód w trakcie zawieszenia działalności lub jej ograniczenia znacznie rośnie w szczególności poprzez możliwość powstania awarii urządzeń, instalacji przemysłowych i komunalnych oraz słabszy nadzór i ochronę. Dlatego należy to wszystko uzgadniać z ubezpieczycielami.
- Zadbać o dobre, czasem dodatkowe zabezpieczenie mienia podczas przestoju, aby zminimalizować potencjalne ryzyko wystąpienia szkody. Niektóre ZU np. Warta przygotowały specjalne poradniki radzące, przypominające, jak zabezpieczyć takie mienie. Zawsze właściciel, ubezpieczający, w razie powstania szkody będzie musiał wykazać się, że że dołożył maksymalnej staranności w zabezpieczeniu ubezpieczonego mienia. Dlatego warto jeszcze raz (lub nawet kilka razy) przeanalizować OWU w zakresie wymagań ochrony i bezpieczeństwa ubezpieczenia poszczególnych grup mienia i ryzyk oraz wyłączeń. W normalnych warunkach często nie zwracamy na to uwagi. Wszystkie niejasności od razy należy wyjaśniać z ubezpieczycielami. I tutaj jest ogromna rola OFWCA Alwis&Secura - być zawsze gotowym do pomocy naszym, swoim klientom.
- Nie wolno także zapomnieć o swoich pracownikach. Dopilnować, aby np. ubezpieczenie NNW z zakresem ochrony ograniczonym do miejsca pracy rozszerzyć, na miejsce pracy wykonywalnej zdalnie. Przy likwidacji ubezpieczenia grupowego - życiowego lub zdrowotnego - zadbać o przejście na indywidualne kontynuacje. I tutaj jest szczególna rola naszych OFWCA.
- Jeśli jednak dojdzie do likwidacji firmy i nie jest potrzebna ochrona ubezpieczeniowa, to umowa ubezpieczenia może być rozwiązana za określonym w OWU terminem wypowiedzenia. Można i trzeba w takich sytuacjach występować do ZU o rozwiązanie umowy za porozumieniem stron z określeniem daty jej rozwiązania. W takich sytuacjach umowa jest rozwiązywana i składka rozliczana (pro rata temporis). Składka za nie wykorzystany okres ochrony jest zwracana ubezpieczającemu, ale także OFWCA potrącona zostanie wypłacona prowizja proporcjonalnie do okresu ubezpieczenia.
Powyższe informacje nie wyczerpują całości zagadnień związanych ze szczególnymi warunkami funkcjonowania ubezpieczeń w okresie pandemii. Jest kilkadziesiąt grup ubezpieczeń (22 wg ustawy o ubezpieczeniach) setki rodzajów samych ubezpieczeń oraz tysiące indywidualnych przypadków. Dlatego w każdej sytuacji, do każdej sprawy musimy podchodzić bardzo poważnie opierając się na przepisach prawa, warunkach ubezpieczeń (OWU, procedury) oraz realnych warunkach. A w razie wątpliwości możecie zawsze zwracać się w tych sprawach do mnie.
