Notariusz, Sędzia, bardziej staromodnie Rejent lub nawet Mecenas, tak zwracają się w różnych częściach naszego kraju do osoby wykonującej zawód notariusza. I jest to jeden z najbardziej szanowanych zawodów prawniczych w Polsce. Historia zawodu rejenta, obecnie notariusza, ma w Polsce bardzo długą tradycje sięgającą aż czasów średniowiecza. Przez długie lata ich działalność związana była z sądami, w Polsce do 1989 roku, kiedy to w wyniku transformacji ustrojowej umożliwiono prowadzenie i funkcjonowanie prywatnych (indywidualnych) kancelarii notarialnych. Dziś obowiązuje ustawa "Prawo o notariacie" uchwalona 14 lutego 1991 roku, wielokrotnie nowelizowana (Dz. U. z 2020 r. poz. 1192, tekst jednolity). Ustawa ta stworzyła podstawy prawne współczesnego notariatu oraz powołała samorząd notarialny nadając mu ustawowe obowiązki oraz prawa. Status notariusza został jeszcze umocniony, a jego czynności dostosowane do wymogów aktualnych, zmieniających się warunków społeczno-ekonomicznych. Dziś zawód notariusza odznacza się dużym prestiżem społecznym, wymaga bardzo dużej wiedzy, doświadczenia oraz odpowiedzialności. I co bardzo ważne, zawód ten jest precyzyjnie określony w polskim systemie prawnym. Zgodnie z ustawą, notariusz jest osobą zaufania publicznego i korzysta z ochrony przysługującej funkcjonariuszom publicznym.
W prawie polskim bezdyskusyjny jest status prawny notariuszy. Wykonują oni czynności notarialne na mocy uprawnień nadanych im przez państwo polskie w zakresie czynności o formie zastrzeżonej - aktu notarialnego - pod rygorem nieważności, lub zgodnie z wolą stron danej czynności, a także we wszystkich innych wypadkach przewidzianych w prawie. Trudno sobie dziś wyobrazić funkcjonowanie państwa (gospodarki, sfery społecznej itd.) bez pracy notariuszy, których pełnomocnictwo notarialne jest w wielu przypadkach konieczne, wynikające z prawa. Ogromna ilość czynności prawnych - aby były skuteczne prawnie - musi być dokonana w formie aktu notarialnego. Dotyczy to zarówno np. rozdzielności majątkowej, spadku, założenia księgi wieczystej, przepisania domu, mieszkania czy innej własności oraz wielu innych. Zgodnie z polskim systemem prawa, główną rolą notariuszy jest zabezpieczenie prawne określonych prawem dziedzin obrotu cywilnoprawnego np. umów sprzedaży - obowiązkowo nieruchomości. Sporządzane przez notariuszy czynności są kwalifikowane przez prawo jako dokumenty urzędowe.
Zgodnie z ustawą, notariusze mają także możliwość wykonywania niektórych czynności, do niedawna, w prawie polskim zastrzeżonych wyłącznie dla sądów powszechnych. Chodzi o sporządzanie aktów poświadczenia dziedziczenia - testamentowego, oraz ustawowego - zastępujące postanowienie sądu w sprawie stwierdzenia nabycia spadku. To odciąża sądy od wszystkich nie spornych spraw związanych z dziedziczeniem oraz jest szybsze i znacznie tańsze dla spadkobierców.
Obecnie notariusz to prawnik mianowany przez Ministra Sprawiedliwości, upoważniony do sporządzania aktów notarialnych oraz dokonywania innych czynności notarialnych wynikających z prawa lub określonych w prawie. Czynności dokonywane przez notariusza nie są usługami jak np. adwokata lub radcy prawnego w zakresie doradztwa prawnego. Zgodnie z ustawą o notariacie czynności dokonywane przez notariusza mają charakter dokumentu urzędowego i dokonują oni czynności notarialnych, które są podobne do działania sądów.
Zakres czynności wykonywanych przez notariusza określa ustawa "Prawo o notariacie" i należą do nich:
- Sporządzanie aktów notarialnych w tym:
- Sporządzanie aktów poświadczenia dziedziczenia (to nowe bardzo ważne uprawnienie odciążające sądy),
- Podejmowanie czynności dotyczących europejskiego poświadczenia spadkowego,
- Podejmowanie czynności związanych z zarządem sukcesyjnym przedsiębiorstwa osoby fizycznej.
2. Sporządzanie urzędowych poświadczeń (własnoręczności podpisu, pozostawania przy życiu, daty okazania dokumentu, zgodności okazanej kopii z oryginałem itd.).
3. Spisywanie protokołów wymaganych prawem np. z posiedzeń rad nadzorczych spółek prawa handlowego, z przebiegu aukcji i innych.
4. Sporządzanie: protestów, weksli, czeków i innych czynności wymaganych prawem wekslowym (np. indosów).
5. Przyjmowanie na przechowywanie depozytów: pieniędzy, papierów wartościowych, różnych dokumentów i danych na nośnikach informatycznych zgodnie z przepisami prawa.
6. Sporządzanie wypisów, odpisów i wyciągów dokumentów oraz obowiązek ich wydawania osobom i instytucjom do tego uprawnionym.
7. Składanie wniosków o wpisy w księgach wieczystych wraz z dokumentami stanowiącymi podstawę do wpisu w księgach wieczystych (obowiązkowe przy czynnościach związanych z obrotem nieruchomościami).
8. Sporządzanie, na żądanie stron, projektów aktów, oświadczeń i innych dokumentów;
9. Wykonywanie innych czynności wynikających z różnych przepisów prawa lub na prośby stron (hipoteki szczególne np. hipoteka morska, poświadczenia podpisu, przeprowadzenie przetargu publicznego).
Notariusz za swoje czynności pobiera taksę notarialną. Taksa notarialna to nie wynagrodzenie jak np. adwokata, ale opłata ustalana odgórnie rozporządzeniem ministra za czynności notarialne. Taksa określa maksymalne stawki jakie można stosować za wykonywanie czynności notarialnych i nigdy nie mogą być wyższe. Taksa w zakresie dotyczącym praw majątkowych jest uzależniona od wartości mienia objętego czynnościami notarialnymi. Inne czynności są zryczałtowane i w 2020 roku wynoszą np.: umowa majątkowa małżeńska - 400 zł, testament - 50 zł, oświadczenie o przyjęciu lub odrzuceniu spadku - 50 zł, poświadczenie zgodności odpisu z oryginałem - 6 zł za każdą stronę.
Notariuszem może zostać każda osoba, która posiada obywatelstwo polskie lub innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej, jeśli przysługuje jej prawo podjęcia zatrudnienia lub do prowadzenia działalności gospodarczej na terenie Polski. Musi ona korzystać z pełni praw publicznych i posiadać pełną zdolność do czynności prawnych. Obowiązkowo musi posiadać tytuł magistra prawa lub inne zagraniczne studia prawnicze uznawane w Polsce na poziomie magisterium. Każdy notariusz odbywa aplikację notarialną - w jej ramach 6 miesięczny staż w sądzie wieczysto-księgowym - i zdaje egzamin państwowy. Musi także mieć ukończone minimum 26 lat i być nieskazitelnego charakteru oraz dawać rękojmię prawidłowego wykonywania zawodu notariusza.
Tak więc notariusz - po spełnieniu wszystkich wymogów i powołaniu przez Ministra Sprawiedliwości - jest osobą zaufania publicznego, a dokumenty zawierające czynności notarialne mają charakter dokumentów urzędowych w rozumieniu Kodeksu postępowania cywilnego. Głównym zadaniem notariatu oraz każdego notariusza jest przede wszystkim zapewnienie bezpieczeństwa obrotu prawnego w Polsce. Państwo przekazało notariuszom część swoich kompetencji w zakresie czynności, które uznało za doniosłe pod względem prawnym, ekonomicznym i społecznym. Notariusz nadaje kształt prawny interesom majątkowym różnych podmiotów, rozstrzygając o losach stosunków gospodarczych na przyszłość i gwarantuje zgodność obrotu cywilnoprawnego z przepisami obowiązującego prawa. Notariusz jest więc gwarantem obowiązującego porządku prawnego a czynności notarialne muszą zapewniać wszystkim ich uczestnikom bezpieczeństwo prawne. Notariusz ma eliminować bądź ograniczać ryzyko przyszłego sporu przed sądem, a jeśliby do takiego sporu doszło to rolą notariusza jest usprawnienie postępowania cywilnego przez dostarczenie jednoznacznych dowodów. Na notariuszu ciążą więc bardzo duże obowiązki i związana z tym odpowiedzialność: cywilna, karna oraz dyscyplinarna. Nas interesuje głównie odpowiedzialność cywilna i związane z nią obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej notariusza.
Zgodnie z art. 49 ustawy "Prawo o notariacie", notariusz ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną przy wykonywaniu czynności notarialnych na zasadach określonych w Kodeksie cywilnym, z uwzględnieniem szczególnej staranności, do jakiej jest zobowiązany przy wykonywaniu tych czynności "z najwyższą starannością jako osoba zaufania publicznego". Według art. 80 § 2 (ustawy) przy dokonywaniu czynności notarialnych notariusz jest zobowiązany czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz innych osób, dla których czynność ta może powodować skutki prawne. W nauce oraz orzecznictwie sądów ugruntował się pogląd, że rozważając podstawy odpowiedzialności notariusza należy sięgnąć po reżim odpowiedzialności deliktowej. Oznacza to, że źródła odpowiedzialności notariusza należy upatrywać w przepisach art. 415 Kodeksu cywilnego w związku z art. 80 § 2 i 3 i art. 49 ustawy Prawo o notariacie. Przypomnę - pisałem o tym w materiale o zasadach ogólnych zawodowej odpowiedzialności cywilnej - że w przypadku roszczenia odszkodowawczego muszą być spełnione łącznie trzy przesłanki warunkujące także odpowiedzialność notariusza. Muszą wystąpić: szkoda, wina notariusza w jej powstaniu oraz związek przyczynowo skutkowy pomiędzy szkodą a zawinieniem. Dlatego odpowiedzialność notariusza zarówno w stosunku do swojego klienta jak i wobec osób trzecich znajduje podstawę prawną w art. 49 w związku z art. 415 Kodeksu cywilnego. To zrozumiałe, bo obowiązek notariusza dokonania czynności notarialnej nie powstaje na podstawie umowy o dokonanie tej czynności, lecz na podstawie art. 91 ustawy "Prawo o notariacie", który zakłada przymus notarialny. W celu zabezpieczenia interesów samego notariusza oraz klientów i osób trzecich ustawodawca wprowadził obowiązek posiadania obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej notariuszy.
Obowiązek ubezpieczenia OC notariusza powstaje na mocy art. 19a "Prawa o notariacie". Każdy czynny notariusz podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu czynności notarialnych. Obowiązek ten jest także wynikiem przymusu notarialnego, jakim podlega wiele czynności prawnych, którym ustawy nakazują nadać formę aktu notarialnego. Czynności te (np. obrót nieruchomościami), mają doniosłe skutki finansowe dla stron umów sporządzanych i podpisywanych przez notariusza. Dlatego też, w razie wyrządzenia szkody, notariusz musi być w stanie ponieść konsekwencje finansowe swoich działań. Oczywiście omawiana odpowiedzialność rozciąga się na wszystkie inne czynności dokonywane przez notariusza, również na te, od których prawo nie wymaga przyjęcia formy aktu notarialnego.
Zakres obowiązkowego ubezpieczenia OC notariusza jest szeroki. Obejmuje on szkody wyrządzone czynem niedozwolonym oraz wynikłe z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, w okresie trwania ochrony ubezpieczeniowej, podczas wykonywania czynności notariusza. Jednakże należy podkreślić, że zakres obowiązkowej ochrony ubezpieczeniowej notariusza obejmuje przede wszystkim czynności wymienione w art. 1 § 1 "Prawa o notariacie" – czyli czynności, którym strony są obowiązane lub pragną dobrowolnie nadać formę aktu notarialnego. Inne czynności, np. administracyjne (pobieranie podatków i opłat sądowych oraz odprowadzanie ich do właściwych urzędów skarbowych, oraz sądów rejonowych) nie podlegają już tej ochronie. Ale mogą być objęte ubezpieczeniem OC poprzez rozszerzenie zakresu udzielanej ochrony np. poprzez wprowadzane klauzule.
Obowiązek ubezpieczenia notariusza powstaje nie później niż w dniu poprzedzającym dzień dokonania pierwszej czynności notarialnej. Minimalna suma gwarancyjna wynosi równowartość w złotych 50 tys. Euro i suma gwarancyjna może zostać rozszerzona do 1 mln Euro lub więcej, jeśli są takie potrzeby. Wtedy przeprowadzana jest indywidualna ocena ryzyka, ustalana składka i warunki szczegółowe ubezpieczenia. Wyłączenia są takie same jak w innych podobnych ubezpieczeniach np. adwokatów lub radców prawnych.
Sama odpowiedzialność cywilna notariuszy została unormowana w art. 49 "Prawa o notariacie". Zgodnie z tym przepisem notariusz ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną przy wykonywaniu czynności notarialnych na zasadach określonych w ustawie Kodeks cywilny. Uregulowanie to nakłada na notariusza obowiązek zachowania szczególnej staranności przy dokonywaniu czynności, które powinny przejawiać się w fachowości i uzasadnionej dociekliwości notariusza, koniecznej dla prawidłowego dokonania czynności notarialnej.
Przypomnieć też trzeba, że odpowiedzialność notariuszy opiera się na zasadzie winy. Obejmuje ona zarówno winę umyślną, jak i winę nieumyślną w postaci lekkomyślności lub niedbalstwa. Notariusz odpowiada zarówno za straty, które poszkodowany poniósł, jak i za spodziewane korzyści, które mógłby osiągnąć, gdyby mu szkody nie wyrządzono. Przy wyliczaniu rozmiaru szkody uwzględnia się normalne następstwa działania lub zaniechania notariusza, ale również przyczynienie się poszkodowanego do powstania lub rozmiarów szkody. Zakres odpowiedzialności obejmuje nie tylko same czynności notarialne, ale również wszelkie zdarzenia mające miejsce w związku z nimi, m.in. chodzi tu o obowiązek zachowania tajemnicy notarialnej czy obowiązek informacyjny. I wszystko to obejmuje obowiązkowe ubezpieczenie.
Tak jak wspomniałem już powyżej, przepis art. 49 "Prawa o notariacie" wiąże odpowiedzialność cywilną notariuszy z art. 415 oraz art. 472 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którymi dłużnik (czyli notariusz) odpowiedzialny jest także za niezachowanie należytej staranności. Trzeba też podkreślić, że w przypadku notariuszy umowne wyłączenie odpowiedzialności także w ubezpieczeniu OC jest niemożliwe. Ale pomimo dużego rygoryzmu obejmującego całą działalność notariatu, notariusz może uwolnić się z odpowiedzialności, wykazując, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania jest skutkiem okoliczności, za które nie ponosi on odpowiedzialności.
Notariusz za przewinienia zawodowe odpowiada także dyscyplinarnie i jest to odpowiedzialność wewnętrzna korporacji zawodowej notariuszy. Odpowiedzialność ta nie wyłącza innych rodzajów odpowiedzialności (cywilnej i karnej). Prawo o notariacie zawiera katalog przewinień, za które notariusz może zostać ukarany jedną z wielu kar dyscyplinarnych. Notariusz ponosi także odpowiedzialność karną, ponieważ notariusz ma status funkcjonariusza publicznego, wskutek czego podlega odpowiedzialności karnej przewidzianej w art. 231 Kodeksu karnego. Zgodnie z nim, funkcjonariusz publiczny, który przekroczy swoje uprawnienia lub nie dopełni obowiązków, działa na szkodę interesu publicznego lub prywatnego, podlega karze nawet pozbawienia wolności. Ale jeśli czyn ten dokonany został w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub osobistej, kara może zostać znacznie zaostrzona.
Obecnie notariusze mają dostęp do elektronicznej wersji ksiąg wieczystych, która dostępna jest na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Jest to ogromne ułatwienie dla wszystkich notariuszy, gdyż w dniu sporządzania aktu notarialnego, może on sprawdzić stan faktyczny nieruchomości. Bo pomiędzy datą pobrania wyciągu z ksiąg a dniem sporządzenia aktu notarialnego upływa pewien okres, w którym mogły pojawić się wzmianki np. o złożeniu wniosku o wpis hipoteki przymusowej zgłoszony przez Urząd Skarbowy. Ten system daje możliwość bieżącej weryfikacji wpisów w księgach wieczystych, a tym samym znacznie zimniejsza możliwość popełnienia błędów a co za tym idzie odpowiedzialności ubezpieczycieli.
Biorąc pod uwagę szczególną rolę i rangę notariusza w życiu społecznym i obrocie prawnym nie dziwi więc fakt, że zawód ten został obłożny bardzo szerokimi ograniczeniami i odpowiedzialnością. Muszą posiadać także obowiązkowe ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej. Wszystko to ustanowione jest po to, aby wszyscy uczestnicy obrotu prawnego - którego ważną częścią są notariusze - mieli gwarancję bezpieczeństwa prawnego i finansowego.
Przygotowując ubezpieczenie, przeprowadzając rozpoznanie potrzeb, należy zwrócić uwagę na wymienione powyżej elementy. Obok ubezpieczenia obowiązkowego - w sumie z niską sumą gwarancyjną - należy proponować doubezpieczenie, ubezpieczenie nadwyżkowe, zwłaszcza jeśli notariusz zawodowo zajmuje się obsługą wielkich transakcji handlowych i innych związanych np. z przeniesieniem własności nieruchomości. Trzeba także pamiętać, że notariusz prowadzi własną kancelarię i może potrzebować innych ubezpieczeń: mienia od ognia i innych zdarzeń losowych, od kradzieży, sprzętu elektronicznego z ochroną danych oraz zwykłej odpowiedzialności cywilnej. Te elementy powinny znaleźć w toku rozmowy, niesygnalizowanego rozpoznania jego potrzeb.
