Opublikowany materiał o zarządcy sukcesyjnym w agencji ubezpieczeniowej wzbudził duże zainteresowanie - znajdziecie go >tutaj<. Nie dziwię się, bo problem jest rzeczywiście bardzo ważny a mało znany nie tylko wśród OFWCA, ale większości osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Pojawiło się także wiele różnych pytań dotyczących tego problemu. Wśród nich najczęściej pojawiało się jedno:
Czy zarządca sukcesyjny musi posiadać uprawnienia do wykonywania czynności agencyjnych?
Stanowiska były podzielone, ale przeważało jedno, że nie może zarządca sukcesyjny działać, jeśli nie posiada takich uprawnień. Postaram się odpowiedzieć na to pytanie, a na inne odpowiem w kolejnych materiałach. Moja odpowiedź będzie szczegółowa, ale nadal ogólna, odnosząca się do problemu, a nie indywidualnego przypadku. Dlatego każdy indywidualny przypadek należy rozważać zgodnie z obowiązującym prawem ale także faktycznymi okolicznościami.
| Generalna zasada mówi, że nie - nie musi posiadać uprawnień agencyjnych. |
Instytucja prawna jaką jest "zarząd sukcesyjny" (zarządca sukcesyjny) obowiązuje wszystkie podmioty spełniające kryteria do których się odnosi. Czyli, tylko osób fizycznych prowadzących jednoosobowo działalność gospodarczą i wpisanych do CEDIG. Ma za cel zapewnić prawne funkcjonowanie jednoosobowej firmy po śmierci właściciela firmy. I nie są wymagane inne dodatkowe wymogi: posiadania zezwoleń, uprawnień, licencji itd. Natomiast praktyczny sposób wykonywania tego zarządu jest już ograniczony innymi przepisami prawa. I tak w naszym przypadku będzie to ustawa z 15 grudnia 2017 roku o dystrybucji ubezpieczeń (IDD) (Dz. U. z 2019r poz 1881). Podobnie jak i inne ustawy: o adwokaturze, o radcach prawnych, o wykonywaniu zawodu detektywa itd.
Od czego zależy działanie zarządu sukcesyjnego w agencji ubezpieczeniowej?
W przypadku agenta ubezpieczeniowego zakres działania zarządcy sukcesyjnego zależy od tego, czy agent/OFWCA sam wykonywał czynności agencyjne, czy zatrudniał pracowników, posiadał inne osoby wykonujące w jego imieniu czynności agencyjne.
| W przypadku, kiedy agent tylko sam wykonywał czynności agencyjne zakres działania zarządcy ogranicza się tylko działań związanych z zarządzaniem firmą, zapewnieniem ciągłości jej działania bez prawa zawierania ubezpieczeń. |
Szerzej, bez prawa wykonywania czynności agencyjnych, czyli tych działań, które wymienia ustawa IDD (prowadzenia rozmów, składania ofert itd.). Po śmierci właściciela - która przychodzi zawsze nagle i niespodziewanie - nikt nie myśli o firmie. Ale z istniejącą firmą trzeba coś zrobić: zapłacić podatki, uregulować ZUS, rozliczyć prowizję z ZU, przyjąć prowizje za raty, opłacić czynsze, przedłużyć lub rozwiązać wszystkie umowy (za energię, za internet, za reklamę itd.). Także zarządzać kontami bankowymi firmy (tylko firmy) i prawnym zlikwidowaniem (wyrejestrowaniem) firmy. I to wszystko załatwia legalnie zarządca sukcesyjny do czasu załatwienia wszystkich spraw spadkowych. Czyli do 2 lat a w szczególnych przypadkach za zgodą sądu do 5 lat.
Trzeba też podjąć decyzję, bardzo szybko decyzję, co dalej z prowadzeniem ubezpieczeń w firmie. Jeśli nie będą dalej prowadzone następuje praktyczna likwidacja uprawnień do wykonywania czynności agencyjnych. Uprawnienia agenta do wykonywania czynności agencyjnych wygasły z momentem śmierci. Jeśli działa zarządca sukcesyjny nie wygasają automatycznie zawarte umowy agencyjne, bo istnieje ciągłość prawna w działaniu firmy "w spadku". I o tym zarządca powinien powiadomić Alwis&Secura, która podejmie dalsze działania z tym związane także z ZU. Przy likwidacji ubezpieczeń rozwiązywane są umowy agencyjne, następuje rozliczenie z poszczególnymi zakładami ubezpieczeń, zwracane są pobrane wszystkie materiały, a zwłaszcza druki ścisłego zarachowania, czyli podlegające rozliczeniu według numeracji (zielone karty, certyfikaty, różne pokwitowania np. przyjmowania wpisowego i składki w TUW -ach). Rozliczeniu i oddaniu Alwis&Secura i dalej zakładom ubezpieczeń podlegają też wszystkie posiadane i przetwarzane dane osobowe (także w komputerach i systemach informatycznych) zgodnie z przepisami RODO i umową o przetwarzaniu danych.
Jeśli firma będzie prowadziła dalej ubezpieczenia to musi jak najszybciej zatrudnić osobę posiadającą uprawnienia do wykonywania czynności agencyjnych na rzecz poszczególnych ZU. I nie musi to być zarządca sukcesyjny, bo nie on będzie zawierał ubezpieczenia. Osoba taka musi spełniać wymogi określone w ustawie o dystrybucji ubezpieczeń. Zdobycie uprawnień jednak trwa, dlatego trzeba zadbać o zatrudnienie takiej osoby w firmie. Forma prawna nie ma tutaj znaczenia - umowa o pracę, umowa cywilno-prawna lub prowadzenie działalności bez rejestracji. Znam przypadek, że kolega zmarłego z innej agencji "wypożyczył" swojego pracownika do prowadzenia ubezpieczeń w firmie pozostającej w "spadku". Po szybkim załatwieniu formalności (przeniesienia uprawnień) zawierano ubezpieczenia, bo najważniejsze jest zabezpieczenie klientom co najmniej kontynuacji ubezpieczeń.
W przypadku zatrudniania pracowników - posiadających uprawnienia do wykonywania czynności agencyjnych (pracownicy, OFWCA) w zasadzie nic się nie zmienia. Zarządca wykonuje swoje czynności (także te wyżej opisane) a OFWCA zawierają tak jak poprzednio ubezpieczenia. Zarządca sukcesyjny wchodzi z mocy prawa w obowiązki właściciela i wykonuje niezbędne czynności także związane z zarządem działającej firmy w "spadku".
Myślę że temat został już dostatecznie wyjaśniony. Chciałbym jeszcze raz podkreślić - także w świetle tych wyjaśnień - jak bardzo ważnym jest ustanowienie prawne "zarządcy sukcesyjnego" w firmie.
dr Stanisław Kuta
Doradca Zarządu
Alwis&Secura
