Często przebywam w terenie u naszych OFWCA. Rozmawiam o wspólnym biznesie, doradzam, jak rozwiązać różne problemy. Obserwuj pracę, analizuję i wyciągam wnioski. Co mnie szczególnie zaskoczyło w ostatnim czasie? Bardzo beztroskie podejście niektórych pośredników do spraw związanych z ochroną danych osobowych, tajemnicy ubezpieczeniowej i generalnie sposobu oraz jakości przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych. Na czym polegają błędy: W jednym biurze na ścianie - nawet estetycznie - są wydrukowane wszystkie hasła i loginy dostępu tej agencji do programów dziewięciu zakładów ubezpieczeniowych. Każdy wchodzący to na pewno zauważy i może bez problemów sobie zapisać. Komputery w biurze są tak niefortunnie ustawione, że obsługiwany klient widzi wszystko to, co robi na drugim komputerze inny pracownik: dane osobowe, sumy ubezpieczeń itd. Również wszystkie dane osobowe i ubezpieczeniowe objęte tajemnicą. W innym miejscu pół ściany w biurze zajmują regały z kopiami polis i innych dokumentów ubezpieczeniowych z lat ubiegłych. Może to jakaś forma reklamy (jak dużo ubezpieczeń posiada agent!), ale również ogromne zagrożenie, bo bez problemów każdy - jeśli tylko zechce - może te dokumenty wynieść z biura. Pieczątki leżące na biurku są w zasięgu ręki każdego klienta, a do tego jak mi oświadczono, nie są zamykane na noc. Po zwróconej uwadze niektórzy nie widzą w tym nic niestosownego. Na innym biurku w szufladce plastikowej leżą sobie Zielone Karty, bez nadzoru, kontroli, każdy może z nich skorzystać. Tłumaczenie, że  "pracownicy muszą mięć je pod ręka, kiedy przyjdzie klient" nie wytrzymuje krytyki, bo taki klient trafia się raz na tydzień, może dwa. Szafy z dokumentami nie są zamykane, pieniądze, wcale niemałe, przechowywane w zwykłych szufladach... Potwierdza się przysłowie,że szewc bez butów chodzi, bo agencja nie ma żadnego ubezpieczenia. Tak się niestety jeszcze nieraz zdarza. W kontekście zbliżającego się RODO (zmiana przepisów o ochronie danych osobowych) ta niefrasobliwość agentów/OFWCA po prostu przeraża. Jest jeszcze na szczęście czas, aby te sprawy jak najszybciej uregulować:

• Nikt, żadna osoba - również z rodziny - nie ma prawa mieć wglądu do dokumentów ubezpieczeniowych i zawartych w nich danych osobowych i innych objętych tajemnicą ubezpieczeniową.
• Dokumenty muszą być przechowywane zawsze w zamkniętych na klucz szafach, podobnie jak pieczątki i inne druki ubezpieczeniowe podlegające rozliczeniu (numerowane polisy, certyfikaty, hologramy, potwierdzenia, nalepki, itd).
• Wszystkie archiwalne dokumenty powinny być przechowywane w innych pomieszczeniach, poza salą obsługi klientów, gdzie nie są potrzebne. Oczywiście pod zamknięciem.
• Wszystkie dostępy do komputerów muszą by zabezpieczone hasłem dostępu i to często zmienianym.
• Wszystkie komputery powinny posiadać odpowiednie zabezpieczenia przed kradzieżą danych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Wszystkie te uwagi dotyczą nie tylko biur, ale również agentów "teczkowych" prowadzących ubezpieczenia bezpośrednio u klienta i przechowujących dokumenty oraz dane we własnym domu. Z praktyki znam przypadek, że przyszedł do nas agent z prośbą o skopiowanie mu danych o zawartych ubezpieczeniach, bo "syn mu je skasował podczas gry na tym komputerze".

W przyszłości, po zmianie przepisów prawa, za każdy wyciek danych osobowych będzie odpowiadał osobiście agent/OFWCA i to nie tylko karnie czy administracyjnie (wysokie kary finansowe), ale również cywilnie przed sadem. Pamiętając o tym już teraz należy uporządkować te wszystkie sprawy. To po prostu ostatni dzwonek.