Z Tarnowa otrzymałem zapytanie:
Czy przy kopiowaniu dokumentów kupna-sprzedaży np. samochodu domu obowiązują takie same przepisy wynikające z Ustawy o dokumentach publicznych?
W związku z wejściem w życie ustawy o dokumentach publicznych Zarząd Alwis&Secura przyjął i przekazał do realizacji w swoich strukturach "Wytyczne dotyczące kopiowania lub utrwalania w innej formie dokumentów publicznych" . Wytyczne te dotyczą dokumentów bezpośrednio w nich wymienionych, które spotykamy w praktyce ubezpieczeniowej. Wszelkie umowy kupna-sprzedaży, darowizn itd. nie są objęte tak rygorystycznymi regułami dotyczącymi ich kopiowania lub utrwalania w inny sposób. Natomiast należy pamiętać, że:
- Kopiujemy takie dokumenty, jeśli faktycznie wynika to z procedur ZU lub jest niezbędne do celów dowodowych. Np. załączamy umowę kupna-sprzedaży do aneksu o zmianę danych w ubezpieczonym domu, mieszkaniu lub przy samochodzie.
- Kopiując dokumenty zawsze musimy przestrzegać przepisu o ochronie danych osobowych (RODO): przechowanie kopii, przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej itd. zgodnie z procedurami.
- Na każdym skopiowanym dokumencie powinniśmy zamieszczać widoczny należy napis "KOPIA". Można także postawić datę i podpis osoby kopiującej. To uzupełnienie jest czasami potrzebne nawet po kilku latach.
- Zawsze należy zachować ostrożność przy kopiowaniu i utrwalaniu dokumentów: widzieć celowość kopiowania, zachować wszystkie procedury i przepisy dotyczące bezpieczeństwa danych w nich zawartych.
Takie dokumenty są dokumentami drugiej i trzeciej kategorii wymienionymi w ustawie o dokumentach publicznych, a więc także przepisy - może nie wszystkie literalnie - ich dotyczą.
